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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 23.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:49
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Auf Version 66.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,79 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 +
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +
36 +(% style="list-style-type:circle" %)
37 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 +
40 +(% start="2" %)
41 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 +
43 +(% style="list-style-type:circle" %)
44 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 +
46 +(% start="3" %)
47 +1. **+** Icon anklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="4" %)
53 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 +1. **Bezeichnung **eingeben
55 +1. **Kategorie **auswählen
56 +1. **Stiftung **auswählen
57 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 +
60 +(% style="list-style-type:circle" %)
61 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 +
63 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -46,7 +46,12 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
50 50  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 51  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52 52  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -59,20 +59,6 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -88,7 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
92 92  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 93  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 94  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -101,11 +101,27 @@
101 101  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 102  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
104 104  
143 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
105 105  
145 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
106 106  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
107 107  
152 +(% start="4" %)
153 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
154 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
108 108  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
109 109  
110 110  
111 111  
... ... @@ -115,18 +115,20 @@
115 115  
116 116  
117 117  
118 -
119 119  === Formularfelder im Überblick ===
120 120  
121 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
169 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
122 122  
123 123  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
124 124  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
125 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
126 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
174 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
175 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 128  
129 129  
180 +xx
130 130  
131 131  
132 132  
... ... @@ -134,123 +134,142 @@
134 134  
135 135  
136 136  
137 -xx
138 138  
139 -==== Kombinationslisten einfügen ====
140 140  
141 -xx
190 +==== Textfeld einfügen ====
142 142  
143 -xx
192 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
193 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
194 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
195 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
144 144  
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
145 145  
200 +xx
146 146  
202 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
147 147  
204 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
205 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
148 148  
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
149 149  
212 +(% start="5" %)
213 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
150 150  
215 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
151 151  
152 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
217 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
218 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
219 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
220 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
221 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
222 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
223 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
153 153  
154 -xx
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
155 155  
156 -== Dokumentvorlagen ==
228 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
157 157  
158 -xx
230 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
231 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
232 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
233 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
235 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
236 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
159 159  
160 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
238 +(% style="list-style-type:circle" %)
239 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
161 161  
162 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
241 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
163 163  
243 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
244 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
247 +
164 164  (% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
166 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
249 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
167 167  
168 -(% start="2" %)
169 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
251 +(% start="5" %)
252 +1. Datum auswählen
170 170  
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
255 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
173 173  
174 -(% start="3" %)
175 -1. **+** Symbol anklicken
257 +== Löschen eines Formularfeldes ==
176 176  
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
259 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
179 179  
180 -(% start="4" %)
181 -1. **Bereich **auswählen
182 -1. **Bezeichnung **eingeben
183 -1. **Kategorie **auswählen
184 -1. **Stiftung **auswählen
185 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
186 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
261 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
262 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
263 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
264 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
266 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
267 +)))
268 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
269 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
270 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
190 190  
191 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
192 192  
193 -xx
194 194  
195 -==== Formularvorlagen ====
196 196  
197 -xx
198 198  
199 -==== Seriendruckvorlagen ====
200 200  
201 -xx
202 202  
203 -= Dokumente externer Natur =
204 204  
205 -xx
206 206  
207 -=== Mögliche Dateitypen ===
208 208  
209 -xx
210 210  
211 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
212 212  
213 213  
214 214  
215 215  
216 216  
287 +xx
217 217  
289 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
218 218  
291 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
219 219  
293 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
220 220  
295 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
221 221  
297 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
222 222  
223 223  
224 224  
225 225  
226 -**Frühere Version:**
227 227  
228 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
229 229  
230 230  
231 -**Dokument hinzufügen**
232 232  
233 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
234 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
235 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
236 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
237 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
238 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
239 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
240 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
306 +xx
241 241  
242 -**Dokument löschen**
308 += Dokumentkategorien =
243 243  
244 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
245 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
310 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
246 246  
247 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
312 +== Dokumentkategorien anlegen ==
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249 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
250 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
251 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
314 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
315 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
316 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
317 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
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319 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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254 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
321 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
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256 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
323 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
324 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
325 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
326 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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