Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/08/25 14:50
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am 2024/07/19 16:19
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Dokumente 1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -1,37 +1,65 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** Allesrundum dieDokumente:**3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokumente intern und extern = 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 9 9 10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 13 += Dokumentvorlagen = 14 14 15 - =DokumenteinternerNatur=15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 20 20 21 -== Allgemeine EinstellungenfürdasDokument==18 +== Dokumentvorlagen erstellen == 22 22 20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 + 22 +(% style="list-style-type:circle" %) 23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 + 26 +(% start="2" %) 27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 + 29 +(% style="list-style-type:circle" %) 30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 + 32 +(% start="3" %) 33 +1. **+** Icon anklicken 34 + 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 + 38 +(% start="4" %) 39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 +1. **Bezeichnung **eingeben 41 +1. **Kategorie **auswählen 42 +1. **Stiftung **auswählen 43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 + 46 +(% style="list-style-type:circle" %) 47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 + 49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 + 23 23 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 24 24 25 25 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 26 26 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein,...)28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, obwelcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 29 29 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 30 30 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 31 31 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 33 33 34 -== Der Designer für d asDokument im Überblick ==62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 35 35 36 36 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 37 37 ... ... @@ -59,19 +59,6 @@ 59 59 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 60 60 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 61 61 62 - 63 - 64 - 65 - 66 - 67 - 68 - 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 75 75 === Seriendruckfelder im Überblick === 76 76 77 77 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -100,10 +100,21 @@ 100 100 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 101 101 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 102 102 118 +==== Seriendruckfeld einfügen ==== 103 103 120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 104 104 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 105 105 127 +(% start="4" %) 128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 106 106 131 +(% style="list-style-type:circle" %) 132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 107 107 108 108 109 109 ... ... @@ -114,15 +114,22 @@ 114 114 115 115 116 116 143 + 144 + 145 + 146 + 147 + 117 117 === Formularfelder im Überblick === 118 118 119 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png ||height="220" style="float:left" width="376"]]150 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 120 120 121 121 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 122 122 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 123 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. 124 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 125 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 154 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 155 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 156 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 157 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 158 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 126 126 127 127 128 128 ... ... @@ -133,11 +133,8 @@ 133 133 134 134 xx 135 135 136 -==== Kombinationslisten einfügen ==== 137 137 138 -xx 139 139 140 -xx 141 141 142 142 143 143 ... ... @@ -144,70 +144,84 @@ 144 144 145 145 146 146 177 +==== Textfeld einfügen ==== 147 147 179 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 180 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 181 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 182 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 148 148 149 -== Dokument im Windows Client intern erstellen == 184 +(% style="list-style-type:circle" %) 185 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 150 150 151 151 xx 152 152 153 -== Dokumentvorlagen ==189 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 154 154 155 -xx 191 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 192 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 193 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 194 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 156 156 157 -=== Dokumentvorlagen erstellen === 158 - 159 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 160 - 161 161 (% style="list-style-type:circle" %) 162 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 163 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 197 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 164 164 165 -(% start=" 2" %)166 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen**doppelklicken199 +(% start="5" %) 200 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 167 167 168 -(% style="list-style-type:circle" %) 169 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 170 170 171 -(% start="3" %) 172 -1. **+** Symbol anklicken 203 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 173 173 174 -(% style="list-style-type:circle" %) 175 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 205 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 206 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 207 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 208 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 209 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 210 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 211 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 176 176 177 -(% start="4" %) 178 -1. **Bereich **auswählen 179 -1. **Bezeichnung **eingeben 180 -1. **Kategorie **auswählen 181 -1. **Stiftung **auswählen 182 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 183 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 184 - 185 185 (% style="list-style-type:circle" %) 186 -* Der ei gentlicheTexteditorTextControl wird geöffnet.214 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 187 187 188 -=== Dokumentvorlagenformatieren ===216 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 189 189 190 -xx 218 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 219 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 220 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 221 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 222 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 223 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 224 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 191 191 192 -==== Formularvorlagen ==== 226 +(% style="list-style-type:circle" %) 227 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 193 193 194 - xx229 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 195 195 196 -==== Seriendruckvorlagen ==== 231 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 232 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 233 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 234 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 197 197 198 -xx 236 +(% style="list-style-type:circle" %) 237 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 199 199 200 -= Dokumente externer Natur = 239 +(% start="5" %) 240 +1. Datum auswählen 201 201 202 -xx 242 +(% style="list-style-type:circle" %) 243 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 203 203 204 -=== Mögliche Dateitypen === 245 +(% class="wikigeneratedid" %) 246 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 205 205 206 - xx248 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 207 207 208 - ===Dokumente aus externenQuellen inWindowsClientholen===250 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 209 209 252 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 210 210 254 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 211 211 212 212 213 213 ... ... @@ -216,38 +216,24 @@ 216 216 217 217 218 218 263 +xx 219 219 265 += Dokumentkategorien = 220 220 267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 221 221 269 +== Dokumentkategorien anlegen == 222 222 223 -**Frühere Version:** 271 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 272 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 273 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 274 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 224 224 225 - Esgibt die Möglichkeit, zu IhrenDesktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente könnenalle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im Systemgespeichert werden. DieSpeicherung der Dokumente kann entweder direktinder Datenbankoder auf einem externen Dateisystem erfolgen.276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 226 226 278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 227 227 228 -**Dokument hinzufügen** 229 - 230 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 231 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 232 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 233 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 234 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 235 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 236 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 237 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 238 - 239 -**Dokument löschen** 240 - 241 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 242 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 243 - 244 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 245 - 246 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 247 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 248 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 249 - 250 - 251 -**Dokumente per E-Mail verschicken** 252 - 253 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 280 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 281 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 282 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 283 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +34.6 KB - Inhalt
- Datumauswahl_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +50.5 KB - Inhalt
- Dokumentvorlage_loeschen.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +186.1 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +21.9 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +21.2 KB - Inhalt
- Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
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- Author
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- Text_Editior_Menuepunkte.png
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- Author
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