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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 25.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:59
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:44
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,65 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 22  
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +
22 +(% style="list-style-type:circle" %)
23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 +
26 +(% start="2" %)
27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 +
29 +(% style="list-style-type:circle" %)
30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 +
32 +(% start="3" %)
33 +1. **+** Icon anklicken
34 +
35 +(% style="list-style-type:circle" %)
36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 +
38 +(% start="4" %)
39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 +1. **Bezeichnung **eingeben
41 +1. **Kategorie **auswählen
42 +1. **Stiftung **auswählen
43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 +
46 +(% style="list-style-type:circle" %)
47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 +
49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -59,20 +59,6 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -101,22 +101,6 @@
101 101  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 102  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -(% class="wikigeneratedid" %)
120 120  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
121 121  
122 122  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -133,15 +133,8 @@
133 133  (% style="list-style-type:circle" %)
134 134  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135 135  
136 -=== Formularfelder im Überblick ===
137 137  
138 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
139 139  
140 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
146 146  
147 147  
... ... @@ -151,84 +151,70 @@
151 151  
152 152  
153 153  
154 -xx
155 155  
156 -==== Kombinationslisten einfügen ====
157 157  
158 -xx
159 159  
160 -xx
161 161  
162 162  
163 163  
164 164  
152 +=== Formularfelder im Überblick ===
165 165  
154 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
166 166  
156 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
157 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
158 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
159 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
160 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
161 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
162 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
167 167  
168 168  
169 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
170 170  
171 -xx
172 172  
173 -== Dokumentvorlagen ==
174 174  
175 -xx
176 176  
177 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
178 178  
179 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
180 180  
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
184 184  
185 -(% start="2" %)
186 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
190 190  
191 -(% start="3" %)
192 -1. **+** Symbol anklicken
193 193  
194 -(% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
175 +xx
196 196  
197 -(% start="4" %)
198 -1. **Bereich **auswählen
199 -1. **Bezeichnung **eingeben
200 -1. **Kategorie **auswählen
201 -1. **Stiftung **auswählen
202 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
204 204  
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
207 207  
208 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
209 209  
210 -xx
211 211  
212 -==== Formularvorlagen ====
213 213  
214 -xx
215 215  
216 -==== Seriendruckvorlagen ====
217 217  
218 -xx
219 219  
220 -= Dokumente externer Natur =
185 +==== Textfeld einfügen ====
221 221  
222 -xx
187 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
223 223  
224 -=== Mögliche Dateitypen ===
192 +(% style="list-style-type:circle" %)
193 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
225 225  
226 226  xx
227 227  
228 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
197 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
229 229  
199 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
200 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
201 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
202 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
230 230  
204 +(% style="list-style-type:circle" %)
205 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
231 231  
207 +(% start="5" %)
208 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
232 232  
233 233  
234 234  
... ... @@ -235,39 +235,69 @@
235 235  
236 236  
237 237  
215 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
238 238  
217 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
218 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
219 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
220 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
221 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
222 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
223 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
239 239  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
240 240  
228 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
241 241  
230 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
231 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
232 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
233 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
235 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
236 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
242 242  
243 -**Frühere Version:**
238 +(% style="list-style-type:circle" %)
239 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
244 244  
245 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
246 246  
242 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
247 247  
248 -**Dokument hinzufügen**
244 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
245 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
246 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
247 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
249 249  
250 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
258 258  
259 -**Dokument löschen**
252 +(% start="5" %)
253 +1. Datum auswählen
260 260  
261 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
255 +(% style="list-style-type:circle" %)
256 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
263 263  
264 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
265 265  
266 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
259 += Dokumentkategorien =
269 269  
261 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
270 270  
271 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
263 +== Dokumentkategorien anlegen ==
272 272  
273 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
265 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
266 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
267 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
268 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
269 +
270 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
271 +
272 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
273 +
274 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
275 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
276 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
277 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
278 +
279 +
280 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.9 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt