Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/08/25 14:59
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am 2024/07/19 16:19
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 7 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Dokumente 1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -1,37 +1,65 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** Allesrundum dieDokumente:**3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokumente intern und extern = 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 9 9 10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 13 += Dokumentvorlagen = 14 14 15 - =DokumenteinternerNatur=15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 20 20 21 -== Allgemeine EinstellungenfürdasDokument==18 +== Dokumentvorlagen erstellen == 22 22 20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 + 22 +(% style="list-style-type:circle" %) 23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 + 26 +(% start="2" %) 27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 + 29 +(% style="list-style-type:circle" %) 30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 + 32 +(% start="3" %) 33 +1. **+** Icon anklicken 34 + 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 + 38 +(% start="4" %) 39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 +1. **Bezeichnung **eingeben 41 +1. **Kategorie **auswählen 42 +1. **Stiftung **auswählen 43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 + 46 +(% style="list-style-type:circle" %) 47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 + 49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 + 23 23 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 24 24 25 25 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 26 26 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein,...)28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, obwelcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 29 29 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 30 30 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 31 31 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 33 33 34 -== Der Designer für d asDokument im Überblick ==62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 35 35 36 36 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 37 37 ... ... @@ -59,20 +59,6 @@ 59 59 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 60 60 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 61 61 62 - 63 - 64 - 65 - 66 - 67 - 68 - 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 75 - 76 76 === Seriendruckfelder im Überblick === 77 77 78 78 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -101,22 +101,6 @@ 101 101 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 102 102 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 103 103 104 - 105 - 106 - 107 - 108 - 109 - 110 - 111 - 112 - 113 - 114 - 115 - 116 - 117 - 118 - 119 -(% class="wikigeneratedid" %) 120 120 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 121 121 122 122 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen ... ... @@ -133,15 +133,8 @@ 133 133 (% style="list-style-type:circle" %) 134 134 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 135 135 136 -=== Formularfelder im Überblick === 137 137 138 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]] 139 139 140 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 141 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 142 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 143 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 144 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 145 145 146 146 147 147 ... ... @@ -151,15 +151,20 @@ 151 151 152 152 153 153 154 -xx 155 155 156 -==== Kombinationslisten einfügen ==== 157 157 158 -xx 159 159 160 - xx148 +=== Formularfelder im Überblick === 161 161 150 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 162 162 152 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 153 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 154 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 155 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 156 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 157 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 158 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 163 163 164 164 165 165 ... ... @@ -166,108 +166,122 @@ 166 166 167 167 168 168 169 -== Dokument im Windows Client intern erstellen == 170 170 166 + 171 171 xx 172 172 173 -== Dokumentvorlagen == 174 174 175 -xx 176 176 177 -=== Dokumentvorlagen erstellen === 178 178 179 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 180 180 181 -(% style="list-style-type:circle" %) 182 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 183 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 184 184 185 -(% start="2" %) 186 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 187 187 188 -(% style="list-style-type:circle" %) 189 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 190 190 191 -(% start="3" %) 192 -1. **+** Symbol anklicken 193 193 194 -(% style="list-style-type:circle" %) 195 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 177 +==== Textfeld einfügen ==== 196 196 197 -(% start="4" %) 198 -1. **Bereich **auswählen 199 -1. **Bezeichnung **eingeben 200 -1. **Kategorie **auswählen 201 -1. **Stiftung **auswählen 202 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 203 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 179 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 180 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 181 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 182 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 204 204 205 205 (% style="list-style-type:circle" %) 206 -* De r eigentlicheTexteditorTextControlwird geöffnet.185 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 207 207 208 -=== Dokumentvorlagen formatieren === 209 - 210 210 xx 211 211 212 -==== Formularvorlagen ====189 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 213 213 214 -xx 191 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 192 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 193 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 194 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 215 215 216 -==== Seriendruckvorlagen ==== 196 +(% style="list-style-type:circle" %) 197 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 217 217 218 -xx 199 +(% start="5" %) 200 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 219 219 220 -= Dokumente externer Natur = 221 221 222 - xx203 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 223 223 224 -=== Mögliche Dateitypen === 205 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 206 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 207 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 208 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 209 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 210 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 211 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 225 225 226 -xx 213 +(% style="list-style-type:circle" %) 214 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 227 227 228 -=== Dokumenteausexternen Quellen in WindowsClient holen ===216 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 229 229 218 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 219 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 220 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 221 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 222 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 223 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 224 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 230 230 226 +(% style="list-style-type:circle" %) 227 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 231 231 229 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 232 232 231 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 232 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 233 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 234 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 233 233 236 +(% style="list-style-type:circle" %) 237 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 234 234 239 +(% start="5" %) 240 +1. Datum auswählen 235 235 242 +(% style="list-style-type:circle" %) 243 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 236 236 245 +(% class="wikigeneratedid" %) 246 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 237 237 248 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 238 238 250 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 239 239 252 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 240 240 254 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 241 241 242 242 243 -**Frühere Version:** 244 244 245 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 246 246 247 247 248 -**Dokument hinzufügen** 249 249 250 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 251 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 252 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 253 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 254 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 255 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 256 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 257 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 258 258 259 -**Dokument löschen** 260 260 261 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 262 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 263 +xx 263 263 264 - WennSie dasDokumentüber die b4-Software löschen möchten,gehenSie wie folgt vor:265 += Dokumentkategorien = 265 265 266 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 267 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 268 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 269 269 269 +== Dokumentkategorien anlegen == 270 270 271 -**Dokumente per E-Mail verschicken** 271 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 272 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 273 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 274 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 272 272 273 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 277 + 278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 279 + 280 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 281 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 282 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 283 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +34.6 KB - Inhalt
- Datumauswahl_Formularfeld.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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- Dokumentvorlage_loeschen.png
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- Kombinationslisten_Formularfeld.png
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