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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 25.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:59
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Auf Version 64.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,81 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +
33 +
34 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
35 +
36 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
37 +
38 +(% style="list-style-type:circle" %)
39 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
40 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
41 +
42 +(% start="2" %)
43 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
44 +
45 +(% style="list-style-type:circle" %)
46 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
47 +
48 +(% start="3" %)
49 +1. **+** Icon anklicken
50 +
51 +(% style="list-style-type:circle" %)
52 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
53 +
54 +(% start="4" %)
55 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
56 +1. **Bezeichnung **eingeben
57 +1. **Kategorie **auswählen
58 +1. **Stiftung **auswählen
59 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
60 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
61 +
62 +(% style="list-style-type:circle" %)
63 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
64 +
65 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
66 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
72 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
76 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
78 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -46,7 +46,12 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +(% style="width:844.6px" %)
50 50  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 51  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52 52  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -59,20 +59,6 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -88,7 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 +(% style="width:955.6px" %)
92 92  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 93  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 94  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -101,22 +101,12 @@
101 101  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 102  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
139 +(% class="box infomessage" %)
140 +(((
141 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 +)))
104 104  
105 -
106 -
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109 -
110 -
111 -
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113 -
114 -
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116 -
117 -
118 -
119 -(% class="wikigeneratedid" %)
120 120  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
121 121  
122 122  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -133,15 +133,8 @@
133 133  (% style="list-style-type:circle" %)
134 134  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135 135  
136 -=== Formularfelder im Überblick ===
137 137  
138 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
139 139  
140 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
146 146  
147 147  
... ... @@ -150,13 +150,21 @@
150 150  
151 151  
152 152  
171 +=== Formularfelder im Überblick ===
153 153  
154 -xx
173 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
155 155  
156 -==== Kombinationslisten einfügen ====
175 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
157 157  
158 -xx
159 159  
184 +
185 +
160 160  xx
161 161  
162 162  
... ... @@ -166,66 +166,93 @@
166 166  
167 167  
168 168  
169 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
170 170  
171 -xx
196 +==== Textfeld einfügen ====
172 172  
173 -== Dokumentvorlagen ==
198 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
199 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
174 174  
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
205 +
175 175  xx
176 176  
177 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
208 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
178 178  
179 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
210 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
211 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
180 180  
181 181  (% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
216 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
184 184  
185 -(% start="2" %)
186 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
218 +(% start="5" %)
219 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
187 187  
221 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
222 +
223 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230 +
188 188  (% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
232 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
190 190  
191 -(% start="3" %)
192 -1. **+** Symbol anklicken
234 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
193 193  
236 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
243 +
194 194  (% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
245 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
196 196  
197 -(% start="4" %)
198 -1. **Bereich **auswählen
199 -1. **Bezeichnung **eingeben
200 -1. **Kategorie **auswählen
201 -1. **Stiftung **auswählen
202 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
204 204  
249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
253 +
205 205  (% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
255 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
207 207  
208 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
257 +(% start="5" %)
258 +1. Datum auswählen
209 209  
210 -xx
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
211 211  
212 -==== Formularvorlagen ====
263 +== Löschen eines Formularfeldes ==
213 213  
214 -xx
265 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
215 215  
216 -==== Seriendruckvorlagen ====
267 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
217 217  
218 -xx
272 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 +)))
274 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
219 219  
220 -= Dokumente externer Natur =
221 221  
222 -xx
223 223  
224 -=== Mögliche Dateitypen ===
225 225  
226 -xx
227 227  
228 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
229 229  
230 230  
231 231  
... ... @@ -239,35 +239,43 @@
239 239  
240 240  
241 241  
295 +xx
242 242  
243 -**Frühere Version:**
297 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
244 244  
245 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
299 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
246 246  
301 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
247 247  
248 -**Dokument hinzufügen**
303 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
249 249  
250 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
305 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
258 258  
259 -**Dokument löschen**
260 260  
261 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
263 263  
264 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
265 265  
266 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
269 269  
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271 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
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273 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
313 +
314 +xx
315 +
316 += Dokumentkategorien =
317 +
318 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
319 +
320 +== Dokumentkategorien anlegen ==
321 +
322 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
325 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
326 +
327 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
328 +
329 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
330 +
331 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
332 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
333 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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