Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 8 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Dokumente
	1	+010.9 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -1,37 +1,79 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Alles rund um die Dokumente:**
	3	+**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-= Dokumente intern und extern =
	8	+(% class="box warningmessage" %)
	9	+(((
	10	+Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
	11	+)))
9	9
10		-Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11		-Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12		-Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13		-Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
	13	+= Dokumentvorlagen =
14	14
15		-= Dokumente interner Natur =
	15	+Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17		-Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18		-Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19		-Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20	20
21		-== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
	18	+== Bereiche ==
22	22
	20	+Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	+Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22	+
	23	+|**Bereich**|**Anzeige**
	24	+|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	+|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	+|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	+|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31	+
	32	+== Dokumentvorlagen erstellen ==
	33	+
	34	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	35	+
	36	+(% style="list-style-type:circle" %)
	37	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	38	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
	39	+
	40	+(% start="2" %)
	41	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
	42	+
	43	+(% style="list-style-type:circle" %)
	44	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	45	+
	46	+(% start="3" %)
	47	+1. **+** Icon anklicken
	48	+
	49	+(% style="list-style-type:circle" %)
	50	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	51	+
	52	+(% start="4" %)
	53	+1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
	54	+1. **Bezeichnung **eingeben
	55	+1. **Kategorie **auswählen
	56	+1. **Stiftung **auswählen
	57	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
	58	+1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
	59	+
	60	+(% style="list-style-type:circle" %)
	61	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	62	+
	63	+== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
	64	+
23	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24	24
25	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26	26	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
	69	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	70	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29	29	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30	30	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31	31	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
	74	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33	33
34		-== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
	76	+== Dokumentvorlage im Überblick ==
35	35
36	36	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37	37
...	...	@@ -46,7 +46,12 @@
46	46
47	47
48	48
49		-(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	91	+
	92	+
	93	+
	94	+
	95	+
	96	+(% style="width:844.6px" %)
50	50	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51	51	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52	52	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -59,20 +59,6 @@
59	59	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60	60	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61	61
62		-
63		-
64		-
65		-
66		-
67		-
68		-
69		-
70		-
71		-
72		-
73		-
74		-
75		-
76	76	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
77	77
78	78	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -88,47 +88,35 @@
88	88
89	89
90	90
91		-(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	124	+(% style="width:955.6px" %)
92	92	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
95		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
96		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
97		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	126	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	127	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	128	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
98	98	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
99		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
100		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	130	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	131	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
101	101	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102	102	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103	103
	135	+(% class="box infomessage" %)
	136	+(((
	137	+Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
	138	+)))
104	104
105		-
106		-
107		-
108		-
109		-
110		-
111		-
112		-
113		-
114		-
115		-
116		-
117		-
118		-
119		-(% class="wikigeneratedid" %)
120	120	==== Seriendruckfeld einfügen ====
121	121
122	122	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123	123	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
	144	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
125	125
126	126	(% style="list-style-type:circle" %)
127	127	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
128	128
129	129	(% start="4" %)
130		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
	150	+1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	151	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
	152	+1. Auf Button **Einfügen **klicken.
132	132
133	133	(% style="list-style-type:circle" %)
134	134	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
...	...	@@ -135,13 +135,15 @@
135	135
136	136	=== Formularfelder im Überblick ===
137	137
138		-[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
	159	+[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
139	139
140	140	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141	141	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	163	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
	164	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
	165	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	166	+|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	167	+|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145	145
146	146
147	147
...	...	@@ -151,85 +151,105 @@
151	151
152	152
153	153
154		-xx
155	155
156		-==== Kombinationslisten einfügen ====
157	157
158		-xx
159	159
160		-xx
161	161
	181	+(% class="box infomessage" %)
	182	+(((
	183	+Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
	184	+)))
162	162
	186	+==== Textfeld einfügen ====
163	163
	188	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	189	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	190	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	191	+1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
164	164
	193	+(% style="list-style-type:circle" %)
	194	+* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
165	165
	196	+==== Kontrollkästchen einfügen ====
166	166
	198	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
	199	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	200	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	201	+1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
167	167
	203	+(% style="list-style-type:circle" %)
	204	+* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
168	168
169		-== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
	206	+(% start="5" %)
	207	+1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
170	170
171		-xx
	209	+==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
172	172
173		-== Dokumentvorlagen ==
	211	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
	212	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	213	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	214	+1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	215	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	216	+1. Gewünschte Werte eintippen
	217	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
174	174
175		-xx
	219	+(% style="list-style-type:circle" %)
	220	+* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
176	176
177		-=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	222	+==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
178	178
179		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	224	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
	225	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	226	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	227	+1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	228	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	229	+1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	230	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
180	180
181	181	(% style="list-style-type:circle" %)
182		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
	233	+* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
184	184
185		-(% start="2" %)
186		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
	235	+==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
187	187
188		-(% style="list-style-type:circle" %)
189		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	237	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
	238	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	239	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	240	+1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
190	190
191		-(% start="3" %)
192		-1. **+** Symbol anklicken
193		-
194	194	(% style="list-style-type:circle" %)
195		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	243	+* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
196	196
197		-(% start="4" %)
198		-1. **Bereich **auswählen
199		-1. **Bezeichnung **eingeben
200		-1. **Kategorie **auswählen
201		-1. **Stiftung **auswählen
202		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203		-1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
	245	+== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
204	204
205		-(% style="list-style-type:circle" %)
206		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	247	+[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
207	207
208		-=== Dokumentvorlagen formatieren ===
	249	+(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	250	+|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	251	+|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)(((
	252	+
	253	+)))
	254	+|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
	255	+|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
	256	+|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
209	209
210		-xx
211	211
212		-==== Formularvorlagen ====
213	213
214		-xx
215	215
216		-==== Seriendruckvorlagen ====
217	217
218		-xx
219	219
220		-= Dokumente externer Natur =
221	221
222		-xx
223	223
224		-=== Mögliche Dateitypen ===
225	225
226		-xx
227	227
228		-=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
	267	+== Löschen einer Dokumentvorlage ==
229	229
	269	+Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
230	230
	271	+Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
231	231
	273	+Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
232	232
	275	+Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
233	233
234	234
235	235
...	...	@@ -238,36 +238,31 @@
238	238
239	239
240	240
	284	+== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
241	241
	286	+x
242	242
243		-**Frühere Version:**
	288	+x
244	244
245		-Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	290	+x
246	246
247	247
248		-**Dokument hinzufügen**
	293	+= Dokumentkategorien =
249	249
250		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
251		-2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
252		-3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253		-a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
254		-b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
255		-4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
256		-5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257		-6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	295	+Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
258	258
259		-**Dokument löschen**
	297	+== Dokumentkategorien anlegen ==
260	260
261		-Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
262		-Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	299	+1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	300	+2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	301	+3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	302	+4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
263	263
264		-Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	304	+== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
265	265
266		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
267		-2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
268		-3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	306	+Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
269	269
270		-
271		-**Dokumente per E-Mail verschicken**
272		-
273		-Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
	308	+1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	309	+2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	310	+3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	311	+4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

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