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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:59
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2025/01/29 12:52
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,84 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
37 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 +
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 +
45 +(% start="2" %)
46 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 +
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 +
51 +(% start="3" %)
52 +1. **+** Icon anklicken
53 +
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 +
57 +(% start="4" %)
58 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 +1. **Bezeichnung **eingeben
60 +1. **Kategorie **auswählen
61 +1. **Stiftung **auswählen
62 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 +
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 +
68 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
74 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
79 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -46,7 +46,12 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +(% style="width:844.6px" %)
50 50  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 51  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52 52  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -59,7 +59,9 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
114 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
62 62  
116 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -72,14 +72,39 @@
72 72  
73 73  
74 74  
129 +(% style="width:955.6px" %)
130 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
75 75  
76 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 +)))
77 77  
78 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
143 +=== Spezialfelder im Überblick ===
79 79  
145 +[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
80 80  
147 +(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 +Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
81 81  
152 +Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 +)))
154 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 +Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
82 82  
157 +Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 +)))
159 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 +|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
83 83  
84 84  
85 85  
... ... @@ -88,18 +88,6 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
92 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
95 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
96 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
97 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
98 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
99 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
100 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
101 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
104 104  
105 105  
... ... @@ -112,23 +112,21 @@
112 112  
113 113  
114 114  
182 +xx
115 115  
184 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
116 116  
117 -
118 -
119 -(% class="wikigeneratedid" %)
120 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
121 -
122 122  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123 123  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
188 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
125 125  
126 126  (% style="list-style-type:circle" %)
127 127  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
128 128  
129 129  (% start="4" %)
130 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
194 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
195 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
196 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
132 132  
133 133  (% style="list-style-type:circle" %)
134 134  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -135,139 +135,188 @@
135 135  
136 136  === Formularfelder im Überblick ===
137 137  
138 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
203 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
139 139  
140 140  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 141  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
207 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
208 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
209 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
210 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
211 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
216 +)))
146 146  
218 +(% class="wikigeneratedid" %)
219 +(((
220 +
221 +)))
147 147  
223 +(% class="wikigeneratedid" %)
224 +(((
225 +
226 +)))
148 148  
228 +(% class="wikigeneratedid" %)
229 +(((
230 +
231 +)))
149 149  
233 +(% class="wikigeneratedid" %)
234 +(((
235 +
236 +)))
150 150  
238 +(% class="wikigeneratedid" %)
239 +(((
240 +
241 +)))
151 151  
243 +==== Textfeld einfügen ====
152 152  
245 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
246 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
247 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
248 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
249 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
154 -xx
251 +(% style="list-style-type:circle" %)
252 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
155 155  
156 -==== Kombinationslisten einfügen ====
254 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
157 157  
158 -xx
256 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
257 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
258 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
259 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
260 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
159 159  
160 -xx
262 +(% style="list-style-type:circle" %)
263 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
161 161  
265 +(% start="5" %)
266 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
162 162  
268 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
163 163  
270 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
271 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
272 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
273 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
274 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
164 164  
276 +(% style="list-style-type:circle" %)
277 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
165 165  
279 +(% start="6" %)
280 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
281 +1. Gewünschte Werte eintippen
282 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
166 166  
284 +(% start="8" %)
285 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
286 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
167 167  
288 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
168 168  
169 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
290 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
291 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
292 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
293 +)))
294 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
295 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
296 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
297 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
170 170  
171 -xx
172 -
173 -== Dokumentvorlagen ==
174 -
175 -xx
176 -
177 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
178 -
179 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
180 -
181 181  (% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
300 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
184 184  
185 -(% start="2" %)
186 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
302 +(% start="6" %)
303 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
304 +1. Gewünschte Werte eintippen
305 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
306 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
307 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
309 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
190 190  
191 -(% start="3" %)
192 -1. **+** Symbol anklicken
311 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
312 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
193 193  
194 -(% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
314 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
315 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
316 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
317 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
318 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
196 196  
197 -(% start="4" %)
198 -1. **Bereich **auswählen
199 -1. **Bezeichnung **eingeben
200 -1. **Kategorie **auswählen
201 -1. **Stiftung **auswählen
202 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
204 -
205 205  (% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
321 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
207 207  
208 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
323 +(% start="6" %)
324 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
325 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
209 209  
210 -xx
327 +(% class="box infomessage" %)
328 +(((
329 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
330 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
331 +)))
211 211  
212 -==== Formularvorlagen ====
213 213  
214 -xx
334 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
215 215  
216 -==== Seriendruckvorlagen ====
336 +[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
217 217  
218 -xx
338 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
339 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
340 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
341 +Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
219 219  
220 -= Dokumente externer Natur =
343 +Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
221 221  
222 -xx
345 +* es sich um eine Neuanlage handelt
346 +* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
347 +)))
348 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
349 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
223 223  
224 -=== Mögliche Dateitypen ===
351 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
225 225  
226 -xx
353 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
354 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
355 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
227 227  
228 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
229 229  
358 +== Dokumentvorlage kopieren ==
230 230  
360 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
361 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
362 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
363 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
364 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
365 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
231 231  
367 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
232 232  
369 += Dokumentkategorien =
233 233  
371 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
234 234  
373 +== Dokumentkategorien anlegen ==
235 235  
375 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
376 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
377 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
378 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
236 236  
380 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
237 237  
382 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
238 238  
239 -
240 -
241 -
242 -
243 -**Frühere Version:**
244 -
245 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
246 -
247 -
248 -**Dokument hinzufügen**
249 -
250 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
258 -
259 -**Dokument löschen**
260 -
261 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
263 -
264 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
265 -
266 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
269 -
270 -
271 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
272 -
273 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
384 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
385 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
386 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
387 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
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Datumauswahl_Formularfeld.png
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Dokumentvorlage_loeschen.png
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Formularfelder_entfernen.png
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Formularfeldname_2.png
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