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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 25.3
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:29
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Auf Version 65.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,80 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +
33 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
34 +
35 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 +
37 +(% style="list-style-type:circle" %)
38 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
39 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
40 +
41 +(% start="2" %)
42 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
43 +
44 +(% style="list-style-type:circle" %)
45 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
46 +
47 +(% start="3" %)
48 +1. **+** Icon anklicken
49 +
50 +(% style="list-style-type:circle" %)
51 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
52 +
53 +(% start="4" %)
54 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
55 +1. **Bezeichnung **eingeben
56 +1. **Kategorie **auswählen
57 +1. **Stiftung **auswählen
58 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
59 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
60 +
61 +(% style="list-style-type:circle" %)
62 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
63 +
64 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
65 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
70 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
71 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
77 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -46,7 +46,12 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +(% style="width:844.6px" %)
50 50  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 51  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52 52  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -59,20 +59,6 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -88,7 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 +(% style="width:955.6px" %)
92 92  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 93  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 94  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -101,22 +101,12 @@
101 101  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 102  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 +)))
104 104  
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 -
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114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -(% class="wikigeneratedid" %)
120 120  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
121 121  
122 122  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -133,18 +133,30 @@
133 133  (% style="list-style-type:circle" %)
134 134  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135 135  
160 +
161 +
162 +
163 +
164 +
165 +
166 +
167 +
168 +
136 136  === Formularfelder im Überblick ===
137 137  
138 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
171 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
139 139  
140 140  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 141  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
175 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
146 146  
147 147  
183 +xx
148 148  
149 149  
150 150  
... ... @@ -152,95 +152,100 @@
152 152  
153 153  
154 154  
155 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
156 156  
192 +
193 +==== Textfeld einfügen ====
194 +
157 157  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 158  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
159 159  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
160 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
198 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
161 161  
162 162  (% style="list-style-type:circle" %)
163 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
201 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
164 164  
165 -(% start="5" %)
166 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
203 +xx
167 167  
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
205 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
170 170  
171 -(% start="6" %)
172 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
207 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
173 173  
174 174  (% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
213 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
176 176  
215 +(% start="5" %)
216 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
177 177  
218 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
178 178  
220 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
179 179  
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
180 180  
231 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
181 181  
233 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
182 182  
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
183 183  
184 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
244 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
185 185  
186 -xx
246 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
187 187  
188 -== Dokumentvorlagen ==
189 -
190 -xx
191 -
192 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
193 -
194 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
195 -
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
198 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
252 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
199 199  
200 -(% start="2" %)
201 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
254 +(% start="5" %)
255 +1. Datum auswählen
202 202  
203 203  (% style="list-style-type:circle" %)
204 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
258 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
205 205  
206 -(% start="3" %)
207 -1. **+** Symbol anklicken
260 +== Löschen eines Formularfeldes ==
208 208  
209 -(% style="list-style-type:circle" %)
210 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
262 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
211 211  
212 -(% start="4" %)
213 -1. **Bereich **auswählen
214 -1. **Bezeichnung **eingeben
215 -1. **Kategorie **auswählen
216 -1. **Stiftung **auswählen
217 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
218 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
264 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
219 219  
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
269 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 +)))
271 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
222 222  
223 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
224 224  
225 -xx
226 226  
227 -==== Formularvorlagen ====
228 228  
229 -xx
230 230  
231 -==== Seriendruckvorlagen ====
232 232  
233 -xx
234 234  
235 -= Dokumente externer Natur =
236 236  
237 -xx
238 238  
239 -=== Mögliche Dateitypen ===
240 240  
241 -xx
242 242  
243 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
244 244  
245 245  
246 246  
... ... @@ -247,42 +247,43 @@
247 247  
248 248  
249 249  
291 +xx
250 250  
293 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
251 251  
295 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
252 252  
297 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
253 253  
299 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
254 254  
301 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
255 255  
256 256  
257 257  
258 -**Frühere Version:**
259 259  
260 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
261 261  
262 262  
263 -**Dokument hinzufügen**
264 264  
265 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
266 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
267 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
268 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
269 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
270 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
271 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
272 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
273 273  
274 -**Dokument löschen**
310 +xx
275 275  
276 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
277 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
312 += Dokumentkategorien =
278 278  
279 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
314 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
280 280  
281 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
282 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
283 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
316 +== Dokumentkategorien anlegen ==
284 284  
318 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
285 285  
286 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
323 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
287 287  
288 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
325 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326 +
327 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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