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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 27.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:37
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,32 +1,24 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Dokumentvorlagen ==
18 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 22  
23 -Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 -Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
25 25  
26 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
27 -
28 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
29 -
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
32 32  * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
... ... @@ -38,36 +38,36 @@
38 38  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
39 39  
40 40  (% start="3" %)
41 -1. **+** Symbol anklicken
33 +1. **+** Icon anklicken
42 42  
43 43  (% style="list-style-type:circle" %)
44 44  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
45 45  
46 46  (% start="4" %)
47 -1. **Bereich **auswählen
39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
48 48  1. **Bezeichnung **eingeben
49 49  1. **Kategorie **auswählen
50 50  1. **Stiftung **auswählen
51 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
53 53  
54 54  (% style="list-style-type:circle" %)
55 55  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
56 56  
57 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
58 58  
59 59  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
60 60  
61 61  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
62 62  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
63 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
65 65  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
66 66  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
67 67  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
68 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
69 69  
70 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
71 71  
72 72  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
73 73  
... ... @@ -95,20 +95,6 @@
95 95  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
96 96  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
97 97  
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 112  === Seriendruckfelder im Überblick ===
113 113  
114 114  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -137,10 +137,21 @@
137 137  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 138  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139 139  
118 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
140 140  
120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
141 141  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
142 142  
127 +(% start="4" %)
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
143 143  
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144 144  
145 145  
146 146  
... ... @@ -152,31 +152,26 @@
152 152  
153 153  
154 154  
155 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
156 156  
157 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
159 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
163 163  
164 -(% start="4" %)
165 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
166 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
167 167  
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
170 170  
149 +
150 +
151 +
152 +
171 171  === Formularfelder im Überblick ===
172 172  
173 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
155 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
174 174  
175 175  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 176  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
160 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
161 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
162 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
163 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180 180  
181 181  
182 182  
... ... @@ -186,81 +186,118 @@
186 186  
187 187  
188 188  
189 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
190 190  
191 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
174 +
175 +
176 +
177 +xx
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +==== Textfeld einfügen ====
188 +
189 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
192 192  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
193 193  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
194 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
192 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
195 195  
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
195 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
198 198  
199 -(% start="5" %)
200 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
201 201  
202 -(% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
198 +xx
204 204  
205 -(% start="6" %)
206 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
207 207  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206 +
208 208  (% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
210 210  
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
211 211  
212 212  
213 -= Dokumente externer Natur =
214 214  
215 -xx
216 216  
217 -=== Mögliche Dateitypen ===
218 218  
219 -xx
220 220  
221 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
222 222  
219 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
223 223  
221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
224 224  
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
225 225  
226 226  
233 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
227 227  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
239 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
240 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
241 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
228 228  
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
229 229  
230 230  
247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
231 231  
249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
250 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
232 232  
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
233 233  
257 +(% start="5" %)
258 +1. Datum auswählen
234 234  
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
235 235  
236 -**Frühere Version:**
237 237  
238 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
239 239  
265 += Dokumentkategorien =
240 240  
241 -**Dokument hinzufügen**
267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
242 242  
243 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
244 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
245 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
246 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
247 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
248 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
249 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
250 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
269 +== Dokumentkategorien anlegen ==
251 251  
252 -**Dokument löschen**
271 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
272 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
273 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
274 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
253 253  
254 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
255 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
256 256  
257 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
258 258  
259 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
260 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
261 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
280 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
281 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
282 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
283 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
262 262  
263 263  
264 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
265 265  
266 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
287 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt