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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 27.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:37
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Auf Version 75.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,32 +1,38 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Dokumentvorlagen ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
23 -Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 -Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
25 25  
26 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
27 27  
28 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
32 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
29 29  
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
32 32  * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
... ... @@ -38,36 +38,36 @@
38 38  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
39 39  
40 40  (% start="3" %)
41 -1. **+** Symbol anklicken
47 +1. **+** Icon anklicken
42 42  
43 43  (% style="list-style-type:circle" %)
44 44  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
45 45  
46 46  (% start="4" %)
47 -1. **Bereich **auswählen
53 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
48 48  1. **Bezeichnung **eingeben
49 49  1. **Kategorie **auswählen
50 50  1. **Stiftung **auswählen
51 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
57 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
53 53  
54 54  (% style="list-style-type:circle" %)
55 55  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
56 56  
57 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
63 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
58 58  
59 59  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
60 60  
61 61  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
62 62  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
63 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
65 65  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
66 66  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
67 67  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
68 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
69 69  
70 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
71 71  
72 72  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
73 73  
... ... @@ -82,7 +82,12 @@
82 82  
83 83  
84 84  
85 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
86 86  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
87 87  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
88 88  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -95,20 +95,6 @@
95 95  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
96 96  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
97 97  
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 112  === Seriendruckfelder im Überblick ===
113 113  
114 114  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -124,46 +124,35 @@
124 124  
125 125  
126 126  
127 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
128 128  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
129 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
130 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
131 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 134  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 137  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 138  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139 139  
135 +(% class="box infomessage" %)
136 +(((
137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 +)))
140 140  
141 -
142 -
143 -
144 -
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 155  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
156 156  
157 157  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 158  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
159 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
160 160  
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 162  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
163 163  
164 164  (% start="4" %)
165 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
166 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
167 167  
168 168  (% style="list-style-type:circle" %)
169 169  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -170,13 +170,15 @@
170 170  
171 171  === Formularfelder im Überblick ===
172 172  
173 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
174 174  
175 175  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 176  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180 180  
181 181  
182 182  
... ... @@ -186,39 +186,85 @@
186 186  
187 187  
188 188  
189 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
190 190  
191 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
178 +
179 +(% class="box infomessage" %)
180 +(((
181 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
182 +)))
183 +
184 +==== Textfeld einfügen ====
185 +
186 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
192 192  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
193 193  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
194 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
189 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
195 195  
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
192 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
198 198  
194 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
195 +
196 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
197 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
198 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
199 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
200 +
201 +(% style="list-style-type:circle" %)
202 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
203 +
199 199  (% start="5" %)
200 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
205 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
201 201  
207 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
208 +
209 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
210 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214 +1. Gewünschte Werte eintippen
215 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
216 +
202 202  (% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
218 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
204 204  
205 -(% start="6" %)
206 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
220 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
207 207  
222 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
223 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
226 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
227 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
228 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
229 +
208 208  (% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
231 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
210 210  
233 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
211 211  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
212 212  
213 -= Dokumente externer Natur =
240 +(% style="list-style-type:circle" %)
241 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
214 214  
215 -xx
243 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
216 216  
217 -=== Mögliche Dateitypen ===
245 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
218 218  
219 -xx
247 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
248 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
249 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
250 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
251 +)))
252 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
253 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
254 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
220 220  
221 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
222 222  
223 223  
224 224  
... ... @@ -231,36 +231,48 @@
231 231  
232 232  
233 233  
268 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
234 234  
270 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
235 235  
236 -**Frühere Version:**
272 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
237 237  
238 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
274 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
239 239  
276 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
240 240  
241 -**Dokument hinzufügen**
242 242  
243 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
244 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
245 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
246 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
247 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
248 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
249 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
250 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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252 -**Dokument löschen**
253 253  
254 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
255 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
256 256  
257 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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259 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
260 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
261 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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263 263  
264 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
285 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
265 265  
266 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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288 +
289 +x
290 +
291 +x
292 +
293 +
294 += Dokumentkategorien =
295 +
296 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
297 +
298 +== Dokumentkategorien anlegen ==
299 +
300 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
301 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
302 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
303 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
304 +
305 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
306 +
307 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
308 +
309 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
310 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
311 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
312 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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