Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Dokumente
	1	+010.4 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -1,30 +1,17 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Alles rund um die Dokumente:**
	3	+**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-= Dokumente intern und extern =
	8	+= Dokumentvorlagen =
9	9
10		-Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11		-Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12		-Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13		-Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
	10	+Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
14	14
15		-= Dokumente interner Natur =
16	16
17		-Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18		-Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19		-Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
	13	+== Dokumentvorlagen erstellen ==
20	20
21		-== Dokumentvorlagen ==
22		-
23		-Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24		-Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
25		-
26		-=== Dokumentvorlagen erstellen ===
27		-
28	28	1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
29	29
30	30	(% style="list-style-type:circle" %)
...	...	@@ -38,36 +38,36 @@
38	38	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
39	39
40	40	(% start="3" %)
41		-1. **+** Symbol anklicken
	28	+1. **+** Icon anklicken
42	42
43	43	(% style="list-style-type:circle" %)
44	44	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
45	45
46	46	(% start="4" %)
47		-1. **Bereich **auswählen
	34	+1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
48	48	1. **Bezeichnung **eingeben
49	49	1. **Kategorie **auswählen
50	50	1. **Stiftung **auswählen
51		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52		-1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
	38	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
	39	+1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
53	53
54	54	(% style="list-style-type:circle" %)
55	55	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
56	56
57		-== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
	44	+== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
58	58
59	59	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
60	60
61	61	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
62	62	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
63		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
	50	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	51	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
65	65	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
66	66	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
67	67	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
68		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
	55	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
69	69
70		-== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
	57	+== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
71	71
72	72	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
73	73
...	...	@@ -98,16 +98,6 @@
98	98
99	99
100	100
101		-
102		-
103		-
104		-
105		-
106		-
107		-
108		-
109		-
110		-
111	111	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
112	112
113	113	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -140,16 +140,6 @@
140	140
141	141
142	142
143		-
144		-
145		-
146		-
147		-
148		-
149		-
150		-
151		-
152		-
153	153	==== Seriendruckfeld einfügen ====
154	154
155	155	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -176,13 +176,6 @@
176	176	|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177	177	|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
178	178
179		-
180		-
181		-
182		-
183		-
184		-
185		-
186	186	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
187	187
188	188	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
...	...	@@ -206,57 +206,10 @@
206	206	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
207	207
208	208
209		-= Dokumente externer Natur =
210	210
211		-xx
212	212
213		-=== Mögliche Dateitypen ===
214	214
215		-xx
216	216
217		-=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
218	218
219	219
220		-
221		-
222		-
223		-
224		-
225		-
226		-
227		-
228		-
229		-
230		-
231		-
232		-**Frühere Version:**
233		-
234		-Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
235		-
236		-
237		-**Dokument hinzufügen**
238		-
239		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
240		-2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
241		-3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
242		-a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
243		-b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
244		-4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
245		-5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
246		-6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
247		-
248		-**Dokument löschen**
249		-
250		-Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
251		-Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
252		-
253		-Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
254		-
255		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
256		-2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
257		-3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
258		-
259		-
260		-**Dokumente per E-Mail verschicken**
261		-
262		-Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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