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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 29.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:24
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Auf Version 55.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,30 +1,22 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Dokumentvorlagen ==
18 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 22  
23 -Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 -Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
25 -
26 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
27 -
28 28  1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
29 29  
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -38,18 +38,18 @@
38 38  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
39 39  
40 40  (% start="3" %)
41 -1. **+** Symbol anklicken
33 +1. **+** Icon anklicken
42 42  
43 43  (% style="list-style-type:circle" %)
44 44  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
45 45  
46 46  (% start="4" %)
47 -1. **Bereich **auswählen
39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
48 48  1. **Bezeichnung **eingeben
49 49  1. **Kategorie **auswählen
50 50  1. **Stiftung **auswählen
51 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
53 53  
54 54  (% style="list-style-type:circle" %)
55 55  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -60,12 +60,12 @@
60 60  
61 61  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
62 62  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
63 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
65 65  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
66 66  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
67 67  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
68 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
69 69  
70 70  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
71 71  
... ... @@ -95,18 +95,6 @@
95 95  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
96 96  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
97 97  
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 110  === Seriendruckfelder im Überblick ===
111 111  
112 112  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -135,10 +135,21 @@
135 135  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 136  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137 137  
118 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
138 138  
120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
139 139  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
140 140  
127 +(% start="4" %)
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
141 141  
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
142 142  
143 143  
144 144  
... ... @@ -148,31 +148,28 @@
148 148  
149 149  
150 150  
151 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
152 152  
153 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
154 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
155 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
156 156  
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
159 159  
160 -(% start="4" %)
161 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
162 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
163 163  
164 -(% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
166 166  
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
167 167  === Formularfelder im Überblick ===
168 168  
169 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
155 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
170 170  
171 171  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
172 172  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
173 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
174 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
175 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
160 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
161 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
162 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
163 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
176 176  
177 177  
178 178  
... ... @@ -180,79 +180,120 @@
180 180  
181 181  
182 182  
183 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
184 184  
185 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 +xx
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +==== Textfeld einfügen ====
188 +
189 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
186 186  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
187 187  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
188 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
192 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
189 189  
190 190  (% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
195 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
192 192  
193 -(% start="5" %)
194 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
195 195  
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
198 +xx
198 198  
199 -(% start="6" %)
200 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
201 201  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206 +
202 202  (% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
204 204  
205 -= Dokumente externer Natur =
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
206 206  
207 -xx
208 208  
209 -=== Mögliche Dateitypen ===
210 210  
211 -xx
212 212  
213 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
214 214  
215 215  
216 216  
219 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
217 217  
221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218 218  
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
219 219  
220 220  
233 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
221 221  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
239 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
240 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
241 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
222 222  
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
223 223  
224 224  
247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
225 225  
249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
250 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
226 226  
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
227 227  
228 -**Frühere Version:**
257 +(% start="5" %)
258 +1. Datum auswählen
229 229  
230 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
231 231  
232 232  
233 -**Dokument hinzufügen**
234 234  
235 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
236 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
237 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
238 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
239 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
240 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
241 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
242 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
265 += Dokumentkategorien =
243 243  
244 -**Dokument löschen**
267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
245 245  
246 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
247 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
269 +== Dokumentkategorien anlegen ==
248 248  
249 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
271 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
272 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
273 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
274 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
250 250  
251 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
252 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
253 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
254 254  
278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
255 255  
256 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
280 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
281 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
282 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
283 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
257 257  
258 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
285 +
286 +
287 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt