Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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am 2024/07/22 11:31

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 6 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dokumente
++010.9 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -1,30 +1,22 @@
  (% class="box" %)
  (((
--**Alles rund um die Dokumente:**
++**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
--= Dokumente intern und extern =
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
--Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
--Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
--Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
--Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
++= Dokumentvorlagen =
--= Dokumente interner Natur =
++Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
--Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
--Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
--Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
--== Dokumentvorlagen ==
++== Dokumentvorlagen erstellen ==
--Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
--Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
--
--=== Dokumentvorlagen erstellen ===
--
 . Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -38,18 +38,18 @@
  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
  (% start="3" %)
--1. **+** Symbol anklicken
++1. **+** Icon anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
  (% start="4" %)
--1. **Bereich **auswählen
++1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
 . **Bezeichnung **eingeben
 . **Kategorie **auswählen
 . **Stiftung **auswählen
--1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
--1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
++1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
++1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
@@ -60,12 +60,12 @@
  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
@@ -82,7 +82,12 @@
--(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
++
++
++
++
++
++(% style="width:844.6px" %)
  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
@@ -95,18 +95,6 @@
  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
--
--
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--
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--
--
--
--
--
  === Seriendruckfelder im Überblick ===
  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
@@ -122,7 +122,7 @@
--(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
++(% style="width:955.6px" %)
  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
@@ -135,11 +135,27 @@
  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
++Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
++)))
++==== Seriendruckfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++(% start="4" %)
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
++1. Auf Button **Einfügen **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
@@ -148,31 +148,23 @@
--==== Seriendruckfeld einfügen ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
--(% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++
  === Formularfelder im Überblick ===
--[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
++[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
--|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
--|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
--|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
++|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
++|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
++|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
@@ -180,79 +180,118 @@
--==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
++xx
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
++
++
++
++
++
++
++
++
++==== Textfeld einfügen ====
++
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
--1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
++1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
++* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
--(% start="5" %)
--1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
++xx
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabefenster wird geöffnet.
++==== Kontrollkästchen einfügen ====
--(% start="6" %)
--1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
++* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
--= Dokumente externer Natur =
++(% start="5" %)
++1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
--xx
++==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
--=== Mögliche Dateitypen ===
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
++1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
++1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
--xx
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
--=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
++==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
++1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
++1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
++==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
++(% start="5" %)
++1. Datum auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
++== Löschen einer Dokumentvorlage ==
++Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
++Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
++Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
++Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
--**Frühere Version:**
--Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
--**Dokument hinzufügen**
--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
--3.    Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
--a.    Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
--b.    Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
--4.    Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
--5.    Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
--6.    Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
--**Dokument löschen**
--Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
--Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
++xx
--Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
++= Dokumentkategorien =
--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
--3.    Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
++Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
++== Dokumentkategorien anlegen ==
--**Dokumente per E-Mail verschicken**
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
++4.    Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
--Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
++== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
++
++Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
++
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
++4.    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

Auswahllisten_Formularfeld.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+34.6 KB

Inhalt

Datumauswahl_Formularfeld.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+50.5 KB

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Dokumentvorlage_loeschen.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+186.1 KB

Inhalt

Kombinationslisten_Formularfeld.png

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+21.2 KB

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Kontrollkaestchen_Formularfeld.png

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+55.7 KB

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Text_Editior_Menuepunkte.png

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
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	1	+175.9 KB

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