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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 31.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:30
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Auf Version 79.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/26 16:09
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,18 +1,42 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
11 11  
12 12  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
13 13  == Dokumentvorlagen erstellen ==
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
16 16  
17 17  (% style="list-style-type:circle" %)
18 18  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 26  
27 27  (% start="3" %)
28 -1. **+** Symbol anklicken
52 +1. **+** Icon anklicken
29 29  
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  1. **Kategorie **auswählen
37 37  1. **Stiftung **auswählen
38 38  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
63 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -47,14 +47,14 @@
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
74 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
79 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -82,16 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -
95 95  === Seriendruckfelder im Überblick ===
96 96  
97 97  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -107,42 +107,35 @@
107 107  
108 108  
109 109  
110 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
129 +(% style="width:955.6px" %)
111 111  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
117 117  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
120 120  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 121  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122 122  
140 +(% class="box infomessage" %)
141 +(((
142 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 +)))
123 123  
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -
130 -
131 -
132 -
133 -
134 134  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
135 135  
136 136  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
137 137  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
138 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
149 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
139 139  
140 140  (% style="list-style-type:circle" %)
141 141  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
142 142  
143 143  (% start="4" %)
144 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
145 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
155 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
146 146  
147 147  (% style="list-style-type:circle" %)
148 148  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -149,45 +149,98 @@
149 149  
150 150  === Formularfelder im Überblick ===
151 151  
152 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
164 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
153 153  
154 154  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
155 155  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
156 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
157 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
158 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 159  
160 160  
161 161  
162 162  
163 163  
164 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
165 165  
166 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
179 +
180 +(% class="box infomessage" %)
181 +(((
182 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183 +)))
184 +
185 +==== Textfeld einfügen ====
186 +
187 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
167 167  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
168 168  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
169 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
190 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
170 170  
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
193 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
173 173  
195 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
196 +
197 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
201 +
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
204 +
174 174  (% start="5" %)
175 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
206 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
176 176  
208 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
209 +
210 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 +1. Gewünschte Werte eintippen
216 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
217 +
177 177  (% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
219 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
179 179  
180 -(% start="6" %)
181 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
221 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
182 182  
223 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230 +
183 183  (% style="list-style-type:circle" %)
184 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
232 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
185 185  
234 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
186 186  
236 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
187 187  
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
188 188  
244 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
189 189  
246 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
190 190  
248 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252 +)))
253 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
191 191  
192 192  
193 193  
... ... @@ -197,34 +197,50 @@
197 197  
198 198  
199 199  
200 -**Frühere Version:**
201 201  
202 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
203 203  
204 204  
205 -**Dokument hinzufügen**
206 206  
207 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
208 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
209 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
210 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
211 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
212 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
213 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
214 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
215 215  
216 -**Dokument löschen**
270 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
217 217  
218 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
219 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
272 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
273 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
220 220  
221 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
222 222  
223 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
224 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
225 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
277 +== Dokumentvorlage kopieren ==
226 226  
279 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
280 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
281 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
282 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
283 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
284 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
227 227  
228 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
286 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
229 229  
230 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
288 +x
289 +
290 +x
291 +
292 +
293 += Dokumentkategorien =
294 +
295 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
296 +
297 +== Dokumentkategorien anlegen ==
298 +
299 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
300 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
301 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
302 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
303 +
304 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
305 +
306 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
307 +
308 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
309 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
310 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
311 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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