Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:10

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dokumente
++010.4 Dokumentvorlagen

Inhalt

@@ -1,6 +1,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
--**Alles rund um die Dokumente:**
++**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
@@ -25,7 +25,7 @@
  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
  (% start="3" %)
--1. **+** Symbol anklicken
++1. **+** Icon anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
@@ -36,7 +36,7 @@
 . **Kategorie **auswählen
 . **Stiftung **auswählen
 . Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
--1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
++1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
@@ -47,12 +47,12 @@
  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
@@ -82,15 +82,6 @@
  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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  === Seriendruckfelder im Überblick ===
  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
@@ -119,16 +119,6 @@
  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
 . Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
@@ -158,6 +158,21 @@
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++
++
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++
++
++
++
++
++
  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
 . Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
@@ -180,47 +180,26 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
++= Dokumentkategorien =
++Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
++== Dokumentkategorien anlegen ==
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
++4.    Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
++== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
++Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
++4.    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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--**Frühere Version:**
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--Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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--**Dokument hinzufügen**
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--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
--3.    Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
--a.    Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
--b.    Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
--4.    Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
--5.    Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
--6.    Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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--**Dokument löschen**
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--Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
--Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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--Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
--3.    Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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--**Dokumente per E-Mail verschicken**
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--Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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