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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 32.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:45
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Auf Version 55.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,10 +1,15 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 26  
27 27  (% start="3" %)
28 -1. **+** Symbol anklicken
33 +1. **+** Icon anklicken
29 29  
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  1. **Kategorie **auswählen
37 37  1. **Stiftung **auswählen
38 38  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -47,12 +47,12 @@
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 57  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
... ... @@ -82,15 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 94  === Seriendruckfelder im Überblick ===
95 95  
96 96  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -119,16 +119,6 @@
119 119  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
120 120  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
121 121  
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -
130 -
131 -
132 132  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
133 133  
134 134  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -145,41 +145,84 @@
145 145  (% style="list-style-type:circle" %)
146 146  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
147 147  
134 +
135 +
136 +
137 +
138 +
139 +
140 +
141 +
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
148 148  === Formularfelder im Überblick ===
149 149  
150 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
155 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
151 151  
152 152  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
153 153  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
154 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
155 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
156 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
160 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
161 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
162 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
163 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
157 157  
158 158  
159 159  
160 160  
161 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
162 162  
163 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
169 +
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 +xx
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +==== Textfeld einfügen ====
188 +
189 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
164 164  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
165 165  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
166 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
192 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
167 167  
168 168  (% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
195 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
170 170  
171 -(% start="5" %)
172 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
173 173  
174 -(% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
198 +xx
176 176  
177 -(% start="6" %)
178 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
179 179  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206 +
180 180  (% style="list-style-type:circle" %)
181 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
182 182  
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
183 183  
184 184  
185 185  
... ... @@ -187,40 +187,72 @@
187 187  
188 188  
189 189  
219 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
190 190  
221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
191 191  
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
192 192  
193 193  
233 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
194 194  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
239 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
240 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
241 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
195 195  
196 -**Frühere Version:**
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
197 197  
198 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
199 199  
247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
200 200  
201 -**Dokument hinzufügen**
249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
250 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
202 202  
203 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
204 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
205 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
206 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
207 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
208 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
209 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
210 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
211 211  
212 -**Dokument löschen**
257 +(% start="5" %)
258 +1. Datum auswählen
213 213  
214 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
215 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
216 216  
217 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
218 218  
219 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
220 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
221 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
222 222  
265 += Dokumentkategorien =
223 223  
224 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
225 225  
226 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
269 +== Dokumentkategorien anlegen ==
270 +
271 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
272 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
273 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
274 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
275 +
276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
277 +
278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
279 +
280 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
281 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
282 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
283 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
284 +
285 +
286 +
287 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt