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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 33.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:46
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Auf Version 61.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/22 11:31
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumentvorlagen
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,10 +1,15 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 26  
27 27  (% start="3" %)
28 -1. **+** Symbol anklicken
33 +1. **+** Icon anklicken
29 29  
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  1. **Kategorie **auswählen
37 37  1. **Stiftung **auswählen
38 38  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -47,12 +47,12 @@
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 57  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -82,14 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 93  === Seriendruckfelder im Überblick ===
94 94  
95 95  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -105,7 +105,7 @@
105 105  
106 106  
107 107  
108 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
110 +(% style="width:955.6px" %)
109 109  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
110 110  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
111 111  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -118,15 +118,12 @@
118 118  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
119 119  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
120 120  
123 +(% class="box infomessage" %)
124 +(((
125 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 +)))
121 121  
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -
130 130  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
131 131  
132 132  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -143,80 +143,149 @@
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 144  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
145 145  
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
153 +
154 +
155 +
156 +
157 +
146 146  === Formularfelder im Überblick ===
147 147  
148 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
149 149  
150 150  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
151 151  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
152 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
153 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
154 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
164 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
165 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
166 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
167 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
168 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
155 155  
156 156  
157 157  
158 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
159 159  
160 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
173 +
174 +
175 +
176 +xx
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +==== Textfeld einfügen ====
187 +
188 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
161 161  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
162 162  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
163 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
191 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
164 164  
165 165  (% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
194 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
167 167  
196 +xx
197 +
198 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
199 +
200 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
204 +
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
206 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
207 +
168 168  (% start="5" %)
169 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
209 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
170 170  
211 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
212 +
213 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
214 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
216 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
219 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
220 +
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
222 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
173 173  
174 -(% start="6" %)
175 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
224 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
176 176  
226 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
233 +
177 177  (% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
235 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
179 179  
237 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
180 180  
239 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
240 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
181 181  
244 +(% style="list-style-type:circle" %)
245 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
182 182  
247 +(% start="5" %)
248 +1. Datum auswählen
183 183  
250 +(% style="list-style-type:circle" %)
251 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
184 184  
253 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
185 185  
255 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
186 186  
257 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
187 187  
259 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
188 188  
261 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
189 189  
190 190  
191 191  
192 -**Frühere Version:**
193 193  
194 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
195 195  
196 196  
197 -**Dokument hinzufügen**
198 198  
199 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
207 207  
208 -**Dokument löschen**
270 +xx
209 209  
210 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
272 += Dokumentkategorien =
212 212  
213 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
274 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
214 214  
215 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
276 +== Dokumentkategorien anlegen ==
218 218  
278 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
279 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
280 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
281 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
219 219  
220 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
283 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
221 221  
222 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
285 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
286 +
287 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
288 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
289 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
290 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +186.1 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt