Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 8 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dokumentvorlagen
++010.9 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -1,18 +1,42 @@
  (% class="box" %)
  (((
--**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
++**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
++
  = Dokumentvorlagen =
  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
++== Bereiche ==
++
++Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
++Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
++
++|**Bereich**|**Anzeige**
++|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
++|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
++|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
++|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
++|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
++|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
++|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
++
  == Dokumentvorlagen erstellen ==
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
@@ -25,7 +25,7 @@
  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
  (% start="3" %)
--1. **+** Symbol anklicken
++1. **+** Icon anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
@@ -36,7 +36,7 @@
 . **Kategorie **auswählen
 . **Stiftung **auswählen
 . Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
--1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
++1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
@@ -47,14 +47,14 @@
  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
--== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
++== Dokumentvorlage im Überblick ==
  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
@@ -69,7 +69,12 @@
--(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
++
++
++
++
++
++(% style="width:844.6px" %)
  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
@@ -82,7 +82,9 @@
  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
++=== Seriendruckfelder im Überblick ===
++[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
@@ -90,93 +90,162 @@
--=== Seriendruckfelder im Überblick ===
--[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
++(% style="width:955.6px" %)
++|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
++|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
++|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
++|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
++|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
++|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
++)))
++==== Seriendruckfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++(% start="4" %)
++1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
++1. Auf Button **Einfügen **klicken.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++=== Formularfelder im Überblick ===
--(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
--|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
--bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
--Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
--|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
--|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
--|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
--|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
--|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
--|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
--|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
++[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
++(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
++|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
++|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
++|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
++|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
++)))
++==== Textfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
--==== Seriendruckfeld einfügen ====
++==== Kontrollkästchen einfügen ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
--(% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
++(% start="5" %)
++1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
++
++==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
++
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
++)))
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
++1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
++1. Gewünschte Werte eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
++
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
--=== Formularfelder im Überblick ===
++(% start="8" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
--[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
++Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
++)))
--(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
--|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
--|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
--|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
--|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
++==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
++)))
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
++1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
++1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
--==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
++(% start="8" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
++Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
++)))
++
++==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
++
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
++
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
--1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
++1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
++* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
  (% start="5" %)
--1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabefenster wird geöffnet.
--(% start="6" %)
--1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
++Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
++)))
@@ -185,38 +185,69 @@
++== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
++[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
++(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
++|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
++Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
++)))
++|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
++|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
++|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
--**Frühere Version:**
--Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
--**Dokument hinzufügen**
--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
--3.    Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
--a.    Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
--b.    Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
--4.    Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
--5.    Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
--6.    Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
--**Dokument löschen**
--Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
--Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
--Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
--1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
--2.    Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
--3.    Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
--**Dokumente per E-Mail verschicken**
++== Löschen einer Dokumentvorlage ==
--Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
++Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
++Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
++Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
++
++
++== Dokumentvorlage kopieren ==
++
++1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
++1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
++1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
++1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
++1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
++1. Mit **OK**-Button bestätigen
++
++* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
++
++x
++
++x
++
++
++= Dokumentkategorien =
++
++Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
++
++== Dokumentkategorien anlegen ==
++
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
++4.    Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
++
++== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
++
++Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
++
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
++4.    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

Auswahllisten_Formularfeld.png

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