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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 34.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/31 13:47
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:44
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,10 +1,15 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 26  
27 27  (% start="3" %)
28 -1. **+** Symbol anklicken
33 +1. **+** Icon anklicken
29 29  
30 30  (% style="list-style-type:circle" %)
31 31  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  1. **Kategorie **auswählen
37 37  1. **Stiftung **auswählen
38 38  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -47,12 +47,12 @@
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 57  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
... ... @@ -82,13 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 92  === Seriendruckfelder im Überblick ===
93 93  
94 94  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -117,14 +117,6 @@
117 117  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
118 118  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
119 119  
120 -
121 -
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -
127 -
128 128  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
129 129  
130 130  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -141,78 +141,139 @@
141 141  (% style="list-style-type:circle" %)
142 142  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
143 143  
134 +
135 +
136 +
137 +
138 +
139 +
140 +
141 +
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
144 144  === Formularfelder im Überblick ===
145 145  
146 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
152 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
147 147  
148 148  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
149 149  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
150 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
151 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
152 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
156 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
157 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
158 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
159 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
160 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
153 153  
154 154  
155 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
156 156  
157 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
164 +
165 +
166 +
167 +
168 +
169 +
170 +
171 +xx
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +==== Textfeld einfügen ====
182 +
183 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 158  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
159 159  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
160 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
186 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
161 161  
162 162  (% style="list-style-type:circle" %)
163 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
189 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
164 164  
165 -(% start="5" %)
166 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
191 +xx
167 167  
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
193 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
170 170  
171 -(% start="6" %)
172 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
195 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
196 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
173 173  
174 174  (% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
201 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
176 176  
203 +(% start="5" %)
204 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
177 177  
178 178  
179 179  
180 180  
209 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
181 181  
211 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
182 182  
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
183 183  
222 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
184 184  
224 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
185 185  
232 +(% style="list-style-type:circle" %)
233 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
186 186  
235 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
187 187  
188 -**Frühere Version:**
237 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
189 189  
190 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
242 +(% style="list-style-type:circle" %)
243 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
191 191  
245 +(% start="5" %)
246 +1. Datum auswählen
192 192  
193 -**Dokument hinzufügen**
248 +(% style="list-style-type:circle" %)
249 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
194 194  
195 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
196 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
197 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
198 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
199 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
200 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
201 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
202 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
251 += Dokumentkategorien =
203 203  
204 -**Dokument löschen**
253 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
205 205  
206 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
207 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
255 +== Dokumentkategorien anlegen ==
208 208  
209 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
257 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
258 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
259 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
260 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
210 210  
211 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
212 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
213 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
262 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
214 214  
264 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
215 215  
216 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
217 -
218 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
266 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
267 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
268 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
269 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt