Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/10/31 15:44
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 4Dokumentvorlagen1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -5,6 +5,11 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Dokumentvorlagen = 9 9 10 10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. ... ... @@ -25,7 +25,7 @@ 25 25 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 26 26 27 27 (% start="3" %) 28 -1. **+** Symbolanklicken33 +1. **+** Icon anklicken 29 29 30 30 (% style="list-style-type:circle" %) 31 31 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. ... ... @@ -36,7 +36,7 @@ 36 36 1. **Kategorie **auswählen 37 37 1. **Stiftung **auswählen 38 38 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 39 -1. Diskette- Symbol**Speichern **auswählen44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 40 40 41 41 (% style="list-style-type:circle" %) 42 42 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. ... ... @@ -47,12 +47,12 @@ 47 47 48 48 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 49 49 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein,...)51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, obwelcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 52 52 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 53 53 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 54 54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 56 56 57 57 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 58 58 ... ... @@ -69,7 +69,12 @@ 69 69 70 70 71 71 72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 77 + 78 + 79 + 80 + 81 + 82 +(% style="width:844.6px" %) 73 73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 74 74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 75 75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -82,12 +82,6 @@ 82 82 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 83 83 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 84 84 85 - 86 - 87 - 88 - 89 - 90 - 91 91 === Seriendruckfelder im Überblick === 92 92 93 93 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -103,7 +103,7 @@ 103 103 104 104 105 105 106 -(% style=" margin-right:auto;width:955.6px" %)110 +(% style="width:955.6px" %) 107 107 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 108 108 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 109 109 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. ... ... @@ -116,13 +116,12 @@ 116 116 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 117 117 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 118 118 123 +(% class="box infomessage" %) 124 +((( 125 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**. 126 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm. 127 +))) 119 119 120 - 121 - 122 - 123 - 124 - 125 - 126 126 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 127 127 128 128 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen ... ... @@ -139,76 +139,184 @@ 139 139 (% style="list-style-type:circle" %) 140 140 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 141 141 145 + 146 + 147 + 148 + 149 + 150 + 151 + 152 + 153 + 154 + 155 + 156 + 142 142 === Formularfelder im Überblick === 143 143 144 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png ||height="220" style="float:left" width="376"]]159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 145 145 146 146 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 147 147 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 148 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 149 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 150 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 151 151 152 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 153 153 154 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 170 + 171 + 172 + 173 + 174 +xx 175 + 176 + 177 + 178 + 179 + 180 + 181 + 182 + 183 + 184 +==== Textfeld einfügen ==== 185 + 186 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 155 155 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 156 156 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 157 -1. Option ** Kombinationslisteneinfügen** auswählen189 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 158 158 159 159 (% style="list-style-type:circle" %) 160 -* Die OptionKombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.192 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 161 161 194 +xx 195 + 196 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 197 + 198 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 199 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 200 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 201 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 202 + 203 +(% style="list-style-type:circle" %) 204 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 205 + 162 162 (% start="5" %) 163 -1. Button**Kombinationslisten-Eigenschaften**anklicken207 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 164 164 209 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 210 + 211 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 212 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 213 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 214 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 215 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 216 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 217 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 218 + 165 165 (% style="list-style-type:circle" %) 166 -* D asEingabefensterwird geöffnet.220 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 167 167 168 -(% start="6" %) 169 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 222 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 170 170 224 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 225 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 226 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 227 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 228 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 229 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 230 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 231 + 171 171 (% style="list-style-type:circle" %) 172 -* Eine neueKombinationsliste wird erstellt.233 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 173 173 235 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 174 174 237 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 238 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 239 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 240 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 175 175 242 +(% style="list-style-type:circle" %) 243 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 176 176 245 +(% start="5" %) 246 +1. Datum auswählen 177 177 248 +(% style="list-style-type:circle" %) 249 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 178 178 179 179 252 +== Löschen eines Formularfeldes == 180 180 254 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 181 181 256 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 257 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 258 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)((( 259 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen). 182 182 261 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten. 262 +))) 263 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail. 264 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt... 265 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht. 183 183 184 -**Frühere Version:** 185 185 186 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 187 187 188 188 189 -**Dokument hinzufügen** 190 190 191 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 192 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 193 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 194 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 195 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 196 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 197 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 198 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 199 199 200 -**Dokument löschen** 201 201 202 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 203 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 204 204 205 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 206 206 207 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 208 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 209 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 210 210 211 211 212 -**Dokumente per E-Mail verschicken** 213 213 214 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 278 + 279 + 280 + 281 + 282 + 283 + 284 + 285 + 286 +xx 287 + 288 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 289 + 290 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 291 + 292 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 293 + 294 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 295 + 296 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 297 + 298 + 299 + 300 + 301 + 302 + 303 + 304 + 305 +xx 306 + 307 += Dokumentkategorien = 308 + 309 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 310 + 311 +== Dokumentkategorien anlegen == 312 + 313 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 314 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 315 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 316 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 317 + 318 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 319 + 320 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 321 + 322 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 323 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 324 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 325 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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