Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.4 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Inhalt

...	...	@@ -1,17 +1,30 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-= Dokumentvorlagen =
	8	+= Dokumente intern und extern =
9	9
10		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11	11
	15	+= Dokumente interner Natur =
12	12
13		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14	14
	21	+== Dokumentvorlagen ==
	22	+
	23	+Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
	24	+Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
	25	+
	26	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	27	+
15	15	1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
16	16
17	17	(% style="list-style-type:circle" %)
...	...	@@ -25,18 +25,18 @@
25	25	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26	26
27	27	(% start="3" %)
28		-1. **+** Icon anklicken
	41	+1. **+** Symbol anklicken
29	29
30	30	(% style="list-style-type:circle" %)
31	31	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32	32
33	33	(% start="4" %)
34		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
	47	+1. **Bereich **auswählen
35	35	1. **Bezeichnung **eingeben
36	36	1. **Kategorie **auswählen
37	37	1. **Stiftung **auswählen
38		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
	51	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	52	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
40	40
41	41	(% style="list-style-type:circle" %)
42	42	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
...	...	@@ -47,12 +47,12 @@
47	47
48	48	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49	49	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	63	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	64	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52	52	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53	53	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54	54	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	68	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56	56
57	57	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58	58
...	...	@@ -85,6 +85,15 @@
85	85
86	86
87	87
	101	+
	102	+
	103	+
	104	+
	105	+
	106	+
	107	+
	108	+
	109	+
88	88	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
89	89
90	90	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -117,6 +117,15 @@
117	117
118	118
119	119
	142	+
	143	+
	144	+
	145	+
	146	+
	147	+
	148	+
	149	+
	150	+
120	120	==== Seriendruckfeld einfügen ====
121	121
122	122	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -143,6 +143,12 @@
143	143	|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144	144	|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145	145
	177	+
	178	+
	179	+
	180	+
	181	+
	182	+
146	146	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
147	147
148	148	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
...	...	@@ -165,11 +165,57 @@
165	165	(% style="list-style-type:circle" %)
166	166	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
167	167
	205	+= Dokumente externer Natur =
168	168
	207	+xx
169	169
	209	+=== Mögliche Dateitypen ===
170	170
	211	+xx
171	171
	213	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
172	172
173	173
174	174
175		-
	217	+
	218	+
	219	+
	220	+
	221	+
	222	+
	223	+
	224	+
	225	+
	226	+
	227	+
	228	+**Frühere Version:**
	229	+
	230	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	231	+
	232	+
	233	+**Dokument hinzufügen**
	234	+
	235	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	236	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	237	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	238	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	239	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	240	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	241	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	242	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	243	+
	244	+**Dokument löschen**
	245	+
	246	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	247	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	248	+
	249	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	250	+
	251	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	252	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	253	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	254	+
	255	+
	256	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
	257	+
	258	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.