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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 39.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:07
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,61 +1,41 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumentvorlagen =
8 += Dokumente intern und extern =
9 9  
10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11 11  
15 += Dokumente interner Natur =
12 12  
13 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
16 16  
17 -(% style="list-style-type:circle" %)
18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 -
21 -(% start="2" %)
22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 -
24 -(% style="list-style-type:circle" %)
25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 -
27 -(% start="3" %)
28 -1. **+** Icon anklicken
29 -
30 -(% style="list-style-type:circle" %)
31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 -
33 -(% start="4" %)
34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 -1. **Bezeichnung **eingeben
36 -1. **Kategorie **auswählen
37 -1. **Stiftung **auswählen
38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 -
44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 -
46 46  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
35 +
36 +
37 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
38 +
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
61 61  
... ... @@ -84,8 +84,20 @@
84 84  
85 85  
86 86  
87 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
88 88  
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
80 +
89 89  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
90 90  
91 91  
... ... @@ -102,7 +102,7 @@
102 102  (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
103 103  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
104 104  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
105 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
97 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
106 106  Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
107 107  |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
108 108  |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
... ... @@ -115,43 +115,79 @@
115 115  
116 116  
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +
120 +
121 +xx
122 +
123 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
124 +
125 +xx
126 +
127 +== Dokumentvorlagen ==
128 +
129 +xx
130 +
131 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
132 +
133 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
134 +
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
136 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
137 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
139 +(% start="2" %)
140 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
130 130  
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
143 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
133 133  
134 -=== Formularfelder im Überblick ===
145 +(% start="3" %)
146 +1. **+** Symbol anklicken
135 135  
136 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
137 137  
138 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
139 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
140 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
141 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
142 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
151 +(% start="4" %)
152 +1. **Bereich **auswählen
153 +1. **Bezeichnung **eingeben
154 +1. **Kategorie **auswählen
155 +1. **Stiftung **auswählen
156 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
157 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
143 143  
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
144 144  
162 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
145 145  
164 +xx
146 146  
166 +==== Formularvorlagen ====
147 147  
168 +xx
148 148  
170 +==== Seriendruckvorlagen ====
149 149  
172 +xx
150 150  
174 += Dokumente externer Natur =
151 151  
176 +xx
152 152  
178 +=== Mögliche Dateitypen ===
153 153  
180 +xx
154 154  
182 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
155 155  
156 156  
157 157  
... ... @@ -162,32 +162,38 @@
162 162  
163 163  
164 164  
165 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
166 166  
167 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
168 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
169 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
170 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
171 171  
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
174 174  
175 -(% start="5" %)
176 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
177 177  
178 -(% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
197 +**Frühere Version:**
180 180  
181 -(% start="6" %)
182 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
199 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
183 183  
184 -(% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
186 186  
202 +**Dokument hinzufügen**
187 187  
204 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
205 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
206 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
207 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
208 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
209 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
210 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
211 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
188 188  
213 +**Dokument löschen**
189 189  
215 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
216 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
190 190  
218 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
191 191  
220 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
221 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
222 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
192 192  
193 -
224 +
225 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
226 +
227 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Formularfelder_einfuegen.png
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Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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