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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 39.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:07
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Auf Version 25.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,60 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumentvorlagen =
8 += Dokumente intern und extern =
9 9  
10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11 11  
15 += Dokumente interner Natur =
12 12  
13 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
16 16  
17 -(% style="list-style-type:circle" %)
18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 -
21 -(% start="2" %)
22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 -
24 -(% style="list-style-type:circle" %)
25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 -
27 -(% start="3" %)
28 -1. **+** Icon anklicken
29 -
30 -(% style="list-style-type:circle" %)
31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 -
33 -(% start="4" %)
34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 -1. **Bezeichnung **eingeben
36 -1. **Kategorie **auswählen
37 -1. **Stiftung **auswählen
38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 -
44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 -
46 46  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -84,6 +84,16 @@
84 84  
85 85  
86 86  
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
87 87  === Seriendruckfelder im Überblick ===
88 88  
89 89  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,22 +115,18 @@
115 115  
116 116  
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
134 134  === Formularfelder im Überblick ===
135 135  
136 136  [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
... ... @@ -147,9 +147,13 @@
147 147  
148 148  
149 149  
133 +xx
150 150  
135 +==== Kombinationslisten einfügen ====
151 151  
137 +xx
152 152  
139 +xx
153 153  
154 154  
155 155  
... ... @@ -158,36 +158,108 @@
158 158  
159 159  
160 160  
148 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
161 161  
150 +xx
162 162  
152 +== Dokumentvorlagen ==
163 163  
154 +xx
164 164  
165 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
156 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
166 166  
167 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
168 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
169 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
170 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
158 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
171 171  
172 172  (% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
161 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
162 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
174 174  
175 -(% start="5" %)
176 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
164 +(% start="2" %)
165 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
177 177  
178 178  (% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
168 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
180 180  
181 -(% start="6" %)
182 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
170 +(% start="3" %)
171 +1. **+** Symbol anklicken
183 183  
184 184  (% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
174 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
186 186  
176 +(% start="4" %)
177 +1. **Bereich **auswählen
178 +1. **Bezeichnung **eingeben
179 +1. **Kategorie **auswählen
180 +1. **Stiftung **auswählen
181 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
182 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
187 187  
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
188 188  
187 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
189 189  
189 +xx
190 190  
191 +==== Formularvorlagen ====
191 191  
193 +xx
192 192  
193 -
195 +==== Seriendruckvorlagen ====
196 +
197 +xx
198 +
199 += Dokumente externer Natur =
200 +
201 +xx
202 +
203 +=== Mögliche Dateitypen ===
204 +
205 +xx
206 +
207 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
208 +
209 +
210 +
211 +
212 +
213 +
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +**Frühere Version:**
223 +
224 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
225 +
226 +
227 +**Dokument hinzufügen**
228 +
229 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
230 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
231 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
232 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
233 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
234 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
235 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
236 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
237 +
238 +**Dokument löschen**
239 +
240 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
241 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
242 +
243 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
244 +
245 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
246 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
247 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
248 +
249 +
250 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
251 +
252 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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