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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2024/07/22 16:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -5,6 +5,11 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -82,8 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 -
87 87  === Seriendruckfelder im Überblick ===
88 88  
89 89  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -99,7 +99,7 @@
99 99  
100 100  
101 101  
102 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
110 +(% style="width:955.6px" %)
103 103  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
104 104  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
105 105  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -112,9 +112,12 @@
112 112  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
113 113  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
114 114  
123 +(% class="box infomessage" %)
124 +(((
125 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 +)))
115 115  
116 -
117 -
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -131,20 +131,34 @@
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 132  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
153 +
154 +
155 +
134 134  === Formularfelder im Überblick ===
135 135  
136 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
158 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
137 137  
138 138  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
139 139  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
140 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
141 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
142 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
162 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
163 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
164 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
165 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
166 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
143 143  
144 144  
145 145  
146 146  
147 147  
172 +xx
148 148  
149 149  
150 150  
... ... @@ -154,40 +154,143 @@
154 154  
155 155  
156 156  
182 +==== Textfeld einfügen ====
157 157  
184 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
186 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
187 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
158 158  
189 +(% style="list-style-type:circle" %)
190 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
159 159  
192 +xx
160 160  
194 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
161 161  
196 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
197 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
198 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
199 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
162 162  
201 +(% style="list-style-type:circle" %)
202 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
163 163  
204 +(% start="5" %)
205 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
164 164  
165 165  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
166 166  
167 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
209 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
168 168  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
169 169  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
170 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
212 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
215 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
171 171  
172 172  (% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
218 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
174 174  
175 -(% start="5" %)
176 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
220 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
177 177  
222 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
223 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
226 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
227 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
228 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
229 +
178 178  (% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
231 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
180 180  
181 -(% start="6" %)
182 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
233 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
183 183  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
239 +
184 184  (% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
241 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
186 186  
243 +(% start="5" %)
244 +1. Datum auswählen
187 187  
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
188 188  
249 +== Löschen eines Formularfeldes ==
189 189  
251 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
190 190  
253 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
254 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
255 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
256 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
191 191  
258 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
259 +)))
260 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
261 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
262 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
192 192  
193 -
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
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279 +
280 +
281 +
282 +xx
283 +
284 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
285 +
286 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
287 +
288 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
289 +
290 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
291 +
292 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +xx
302 +
303 += Dokumentkategorien =
304 +
305 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
306 +
307 +== Dokumentkategorien anlegen ==
308 +
309 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
310 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
311 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
312 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
313 +
314 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
315 +
316 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
317 +
318 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
321 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt