Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/11/03 13:07
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 4Dokumentvorlagen1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -5,14 +5,33 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Dokumentvorlagen = 9 9 10 10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 11 11 12 12 18 +== Bereiche == 19 + 20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 + 23 +|**Bereich**|**Anzeige** 24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 + 13 13 == Dokumentvorlagen erstellen == 14 14 15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **S uchzeile**unterNPO Schriftzugeingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 16 16 17 17 (% style="list-style-type:circle" %) 18 18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. ... ... @@ -54,7 +54,7 @@ 54 54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 55 55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 56 56 57 -== D er Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==76 +== Dokumentvorlage im Überblick == 58 58 59 59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 60 60 ... ... @@ -69,7 +69,12 @@ 69 69 70 70 71 71 72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 91 + 92 + 93 + 94 + 95 + 96 +(% style="width:844.6px" %) 73 73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 74 74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 75 75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -82,8 +82,6 @@ 82 82 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 83 83 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 84 84 85 - 86 - 87 87 === Seriendruckfelder im Überblick === 88 88 89 89 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -99,34 +99,35 @@ 99 99 100 100 101 101 102 -(% style=" margin-right:auto;width:955.6px" %)124 +(% style="width:955.6px" %) 103 103 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 104 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 105 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 106 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 107 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 108 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 109 109 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 110 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 111 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 112 112 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 113 113 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 114 114 135 +(% class="box infomessage" %) 136 +((( 137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 138 +))) 115 115 116 - 117 - 118 118 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 119 119 120 120 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 121 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen. 123 123 124 124 (% style="list-style-type:circle" %) 125 125 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 126 126 127 127 (% start="4" %) 128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken. 130 130 131 131 (% style="list-style-type:circle" %) 132 132 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. ... ... @@ -133,13 +133,15 @@ 133 133 134 134 === Formularfelder im Überblick === 135 135 136 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png ||height="220" style="float:left" width="376"]]159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 137 137 138 138 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 139 139 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 140 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 141 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 142 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 143 143 144 144 145 145 ... ... @@ -149,40 +149,83 @@ 149 149 150 150 151 151 177 +(% class="box infomessage" %) 178 +((( 179 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden. 180 +))) 152 152 182 +==== Textfeld einfügen ==== 153 153 184 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 185 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 186 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 187 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 154 154 189 +(% style="list-style-type:circle" %) 190 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden. 155 155 192 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 156 156 194 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 195 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 196 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 197 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 157 157 199 +(% style="list-style-type:circle" %) 200 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden. 158 158 202 +(% start="5" %) 203 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 159 159 205 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 160 160 207 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 208 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 209 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 210 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 211 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 212 +1. Gewünschte Werte eintippen 213 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 161 161 215 +(% style="list-style-type:circle" %) 216 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,. 162 162 218 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 163 163 220 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 221 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 222 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 223 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 224 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 225 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 226 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 164 164 165 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 228 +(% style="list-style-type:circle" %) 229 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 166 166 167 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 231 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 232 + 233 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 168 168 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 169 169 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 170 -1. Option ** Kombinationslisteneinfügen** auswählen236 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 171 171 172 172 (% style="list-style-type:circle" %) 173 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaftenwird angezeigt.239 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 174 174 175 -(% start="5" %) 176 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 241 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage == 177 177 178 -(% style="list-style-type:circle" %) 179 -* Das Eingabefenster wird geöffnet. 243 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 180 180 181 -(% start="6" %) 182 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 245 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 246 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 247 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)((( 248 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat. 249 +))) 250 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %) 251 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. 252 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht. 183 183 184 -(% style="list-style-type:circle" %) 185 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 186 186 187 187 188 188 ... ... @@ -190,4 +190,46 @@ 190 190 191 191 192 192 193 - 261 + 262 + 263 + 264 + 265 + 266 + 267 + 268 + 269 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 270 + 271 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch. 272 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 273 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 274 + 275 + 276 +== Kopieren einer Dokumentvorlage == 277 + 278 +x 279 + 280 +x 281 + 282 +x 283 + 284 + 285 += Dokumentkategorien = 286 + 287 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 288 + 289 +== Dokumentkategorien anlegen == 290 + 291 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 292 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 293 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 294 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 295 + 296 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 297 + 298 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 299 + 300 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 301 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 302 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 303 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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