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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 40.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:09
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,61 +1,40 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumentvorlagen =
8 += Dokumente intern und extern =
9 9  
10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11 11  
15 += Dokumente interner Natur =
12 12  
13 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
16 16  
17 -(% style="list-style-type:circle" %)
18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 -
21 -(% start="2" %)
22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 -
24 -(% style="list-style-type:circle" %)
25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 -
27 -(% start="3" %)
28 -1. **+** Icon anklicken
29 -
30 -(% style="list-style-type:circle" %)
31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 -
33 -(% start="4" %)
34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 -1. **Bezeichnung **eingeben
36 -1. **Kategorie **auswählen
37 -1. **Stiftung **auswählen
38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 -
44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 -
46 46  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
35 +
36 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
37 +
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
61 61  
... ... @@ -83,8 +83,20 @@
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 85  
86 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
87 87  
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
78 +
88 88  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
89 89  
90 90  
... ... @@ -113,43 +113,81 @@
113 113  
114 114  
115 115  
116 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
117 117  
118 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
119 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
120 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
121 121  
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +
120 +xx
121 +
122 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
123 +
124 +xx
125 +
126 +== Dokumentvorlagen ==
127 +
128 +xx
129 +
130 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
131 +
132 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
133 +
122 122  (% style="list-style-type:circle" %)
123 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
135 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
136 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
124 124  
125 -(% start="4" %)
126 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
127 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
138 +(% start="2" %)
139 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
128 128  
129 129  (% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
142 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
131 131  
132 -=== Formularfelder im Überblick ===
144 +(% start="3" %)
145 +1. **+** Symbol anklicken
133 133  
134 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
135 135  
136 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
137 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
138 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
139 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
140 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
150 +(% start="4" %)
151 +1. **Bereich **auswählen
152 +1. **Bezeichnung **eingeben
153 +1. **Kategorie **auswählen
154 +1. **Stiftung **auswählen
155 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
156 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
141 141  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
142 142  
161 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
143 143  
163 +xx
144 144  
165 +==== Formularvorlagen ====
145 145  
167 +xx
146 146  
169 +==== Seriendruckvorlagen ====
147 147  
171 +xx
148 148  
173 += Dokumente externer Natur =
149 149  
175 +xx
150 150  
177 +=== Mögliche Dateitypen ===
151 151  
179 +xx
152 152  
181 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
153 153  
154 154  
155 155  
... ... @@ -159,40 +159,39 @@
159 159  
160 160  
161 161  
162 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
163 163  
164 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
165 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
166 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
167 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
168 168  
169 -(% style="list-style-type:circle" %)
170 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
171 171  
172 -(% start="5" %)
173 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
174 174  
175 -(% style="list-style-type:circle" %)
176 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
177 177  
178 -(% start="6" %)
179 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
196 +**Frühere Version:**
180 180  
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
198 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
183 183  
184 184  
201 +**Dokument hinzufügen**
185 185  
186 -= Dokumentkategorien =
203 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
204 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
205 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
206 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
207 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
208 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
209 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
210 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
187 187  
188 -x
212 +**Dokument löschen**
189 189  
190 -x
214 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
215 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
191 191  
192 -x
217 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
193 193  
194 -x
219 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
220 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
221 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
195 195  
196 196  
224 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
197 197  
198 -
226 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Formularfelder_einfuegen.png
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Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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