Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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am 2023/08/25 14:49

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 1 gelöscht)
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--010.4 Dokumentvorlagen
++Dokumente

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -1,60 +1,37 @@
  (% class="box" %)
  (((
--**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
++**Alles rund um die Dokumente:**
  {{toc/}}
  )))
--= Dokumentvorlagen =
++= Dokumente intern und extern =
--Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
++Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
++Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
++Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
++Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
++= Dokumente interner Natur =
--== Dokumentvorlagen erstellen ==
++Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
++Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
++Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
++== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
--* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
--
--(% start="2" %)
--1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
--
--(% start="3" %)
--1. **+** Icon anklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
--
--(% start="4" %)
--1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
--1. **Bezeichnung **eingeben
--1. **Kategorie **auswählen
--1. **Stiftung **auswählen
--1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
--1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
--
--== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
--
  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
--== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
++== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
@@ -83,6 +83,19 @@
  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
  === Seriendruckfelder im Überblick ===
  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
@@ -113,22 +113,19 @@
--==== Seriendruckfeld einfügen ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
--(% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++
++
++
++
++
++
++
++
  === Formularfelder im Überblick ===
  [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
@@ -135,7 +135,7 @@
  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
--|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
@@ -147,9 +147,13 @@
++xx
++==== Kombinationslisten einfügen ====
++xx
++xx
@@ -158,41 +158,108 @@
++== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
--==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
++xx
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
--1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
--1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
++== Dokumentvorlagen ==
++xx
++
++=== Dokumentvorlagen erstellen ===
++
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
++
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
++* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
++* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
--(% start="5" %)
--1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
++(% start="2" %)
++1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabefenster wird geöffnet.
++* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
--(% start="6" %)
--1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
++(% start="3" %)
++1. **+** Symbol anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
++* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
++(% start="4" %)
++1. **Bereich **auswählen
++1. **Bezeichnung **eingeben
++1. **Kategorie **auswählen
++1. **Stiftung **auswählen
++1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
++1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
--= Dokumentkategorien =
++=== Dokumentvorlagen formatieren ===
--x
++xx
--x
++==== Formularvorlagen ====
--x
++xx
--x
++==== Seriendruckvorlagen ====
++xx
++= Dokumente externer Natur =
--
++xx
++
++=== Mögliche Dateitypen ===
++
++xx
++
++=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++**Frühere Version:**
++
++Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
++
++
++**Dokument hinzufügen**
++
++1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
++2.    Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
++3.    Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
++a.    Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
++b.    Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
++4.    Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
++5.    Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
++6.    Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
++
++**Dokument löschen**
++
++Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
++Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
++
++Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
++
++1.    In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
++2.    Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
++3.    Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
++
++
++**Dokumente per E-Mail verschicken**
++
++Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

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