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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 40.1
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am 2023/11/03 13:09
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,14 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
11 11  
12 12  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
13 13  == Dokumentvorlagen erstellen ==
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
16 16  
17 17  (% style="list-style-type:circle" %)
18 18  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -54,7 +54,7 @@
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 55  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -82,7 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
85 -
86 86  === Seriendruckfelder im Überblick ===
87 87  
88 88  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -98,7 +98,7 @@
98 98  
99 99  
100 100  
101 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
104 104  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -111,8 +111,12 @@
111 111  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
112 112  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
113 113  
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
114 114  
115 -
116 116  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
117 117  
118 118  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -129,17 +129,28 @@
129 129  (% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
131 131  
159 +
160 +
161 +
162 +
163 +
164 +
165 +
166 +
132 132  === Formularfelder im Überblick ===
133 133  
134 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
169 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
135 135  
136 136  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
137 137  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
138 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
139 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
140 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
174 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
175 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
141 141  
142 142  
180 +xx
143 143  
144 144  
145 145  
... ... @@ -149,50 +149,140 @@
149 149  
150 150  
151 151  
190 +==== Textfeld einfügen ====
152 152  
192 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
193 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
194 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
195 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
154 154  
200 +xx
155 155  
202 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
156 156  
204 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
205 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
157 157  
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
158 158  
212 +(% start="5" %)
213 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
159 159  
215 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
160 160  
217 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
218 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
219 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
220 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
221 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
222 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
223 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
161 161  
162 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
163 163  
164 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
228 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
229 +
230 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
165 165  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
166 166  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
167 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
233 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
235 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
236 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
168 168  
169 169  (% style="list-style-type:circle" %)
170 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
239 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
171 171  
172 -(% start="5" %)
173 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
241 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
174 174  
243 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
244 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
247 +
175 175  (% style="list-style-type:circle" %)
176 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
249 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
177 177  
178 -(% start="6" %)
179 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
251 +(% start="5" %)
252 +1. Datum auswählen
180 180  
181 181  (% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
255 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
183 183  
257 +== Löschen eines Formularfeldes ==
184 184  
259 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
185 185  
186 -= Dokumentkategorien =
261 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
262 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
263 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
264 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
187 187  
188 -x
266 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
267 +)))
268 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
269 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
270 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
189 189  
190 -x
191 191  
192 -x
193 193  
194 -x
195 195  
196 196  
197 197  
198 -
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
287 +xx
288 +
289 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
290 +
291 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
292 +
293 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
294 +
295 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
296 +
297 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +xx
307 +
308 += Dokumentkategorien =
309 +
310 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
311 +
312 +== Dokumentkategorien anlegen ==
313 +
314 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
315 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
316 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
317 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
318 +
319 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
320 +
321 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
322 +
323 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
324 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
325 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
326 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt