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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 41.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:09
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Auf Version 11.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 09:17
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,62 +1,38 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumentvorlagen =
8 += Dokumente intern und extern =
9 9  
10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11 11  
15 +== Dokumente interner Natur ==
12 12  
13 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +(% class="wikigeneratedid" %)
22 +=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
16 16  
17 -(% style="list-style-type:circle" %)
18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 -
21 -(% start="2" %)
22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 -
24 -(% style="list-style-type:circle" %)
25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 -
27 -(% start="3" %)
28 -1. **+** Icon anklicken
29 -
30 -(% style="list-style-type:circle" %)
31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 -
33 -(% start="4" %)
34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 -1. **Bezeichnung **eingeben
36 -1. **Kategorie **auswählen
37 -1. **Stiftung **auswählen
38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 -
44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 -
46 46  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
28 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
29 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
59 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
61 61  
62 62  
... ... @@ -69,81 +69,70 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
48 +xx
84 84  
85 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
50 +xx
86 86  
87 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
52 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
88 88  
54 +xx
89 89  
56 +=== Dokumentvorlagen ===
90 90  
58 +xx
91 91  
60 +==== Dokumentvorlagen erstellen ====
92 92  
62 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
93 93  
64 +(% style="list-style-type:circle" %)
65 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
66 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
94 94  
68 +(% start="2" %)
69 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
95 95  
71 +(% style="list-style-type:circle" %)
72 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
96 96  
74 +(% start="3" %)
75 +1. **+** Symbol anklicken
97 97  
98 -
99 -
100 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
101 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
102 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
103 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
104 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
105 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
106 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
107 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
108 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
109 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
110 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
111 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 -
113 -
114 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
115 -
116 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
117 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
118 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
119 -
120 120  (% style="list-style-type:circle" %)
121 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
78 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
122 122  
123 123  (% start="4" %)
124 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
125 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
81 +1. **Bereich **auswählen
82 +1. **Bezeichnung **eingeben
83 +1. **Kategorie **auswählen
84 +1. **Stiftung **auswählen
85 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
86 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
126 126  
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
89 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
129 129  
130 -=== Formularfelder im Überblick ===
91 +==== Dokumentvorlagen formatieren ====
131 131  
132 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
93 +xx
133 133  
134 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
135 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
136 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
137 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
138 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
95 +==== Formularvorlagen ====
139 139  
97 +xx
140 140  
99 +==== Seriendruckvorlagen ====
141 141  
101 +xx
142 142  
103 +== Dokumente externer Natur ==
143 143  
105 +xx
144 144  
107 +=== Mögliche Dateitypen ===
145 145  
109 +xx
146 146  
111 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
147 147  
148 148  
149 149  
... ... @@ -156,49 +156,36 @@
156 156  
157 157  
158 158  
159 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
160 160  
161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
162 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
163 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
164 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
165 165  
166 -(% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
126 +**Frühere Version:**
168 168  
169 -(% start="5" %)
170 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
128 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
171 171  
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
174 174  
175 -(% start="6" %)
176 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
131 +**Dokument hinzufügen**
177 177  
178 -(% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
133 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
134 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
135 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
136 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
137 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
138 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
139 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
140 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
180 180  
142 +**Dokument löschen**
181 181  
182 -= Dokumentkategorien =
144 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
145 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
183 183  
184 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
147 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
185 185  
186 -== **Dokumentkategorien anlegen** ==
149 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
150 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
151 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
187 187  
188 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
189 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
190 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
191 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
192 192  
193 -**Dokumentkategorie inaktiv setzen**
154 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
194 194  
195 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
196 -
197 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
198 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
199 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
200 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
201 -
202 -
203 -
204 -
156 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Designer_Seriendruck.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -285.0 KB
Inhalt
Designer_Start.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -302.5 KB
Inhalt
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.9 KB
Inhalt