Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.4 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumentvorlagen

Inhalt

...	...	@@ -1,6 +1,6 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
...	...	@@ -25,7 +25,7 @@
25	25	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26	26
27	27	(% start="3" %)
28		-1. **+** Icon anklicken
	28	+1. **+** Symbol anklicken
29	29
30	30	(% style="list-style-type:circle" %)
31	31	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
...	...	@@ -36,7 +36,7 @@
36	36	1. **Kategorie **auswählen
37	37	1. **Stiftung **auswählen
38	38	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
	39	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
40	40
41	41	(% style="list-style-type:circle" %)
42	42	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
...	...	@@ -47,12 +47,12 @@
47	47
48	48	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49	49	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	50	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	51	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52	52	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53	53	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54	54	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	55	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56	56
57	57	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
58	58
...	...	@@ -82,6 +82,14 @@
82	82	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83	83	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84	84
	85	+
	86	+
	87	+
	88	+
	89	+
	90	+
	91	+
	92	+
85	85	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
86	86
87	87	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -111,6 +111,14 @@
111	111	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112	112
113	113
	122	+
	123	+
	124	+
	125	+
	126	+
	127	+
	128	+
	129	+
114	114	==== Seriendruckfeld einfügen ====
115	115
116	116	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -139,23 +139,6 @@
139	139
140	140
141	141
142		-
143		-
144		-
145		-
146		-
147		-
148		-
149		-
150		-
151		-
152		-
153		-
154		-
155		-
156		-
157		-
158		-
159	159	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
160	160
161	161	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
...	...	@@ -179,26 +179,45 @@
179	179	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
180	180
181	181
182		-= Dokumentkategorien =
183	183
184		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
185	185
186		-== **Dokumentkategorien anlegen** ==
187	187
188		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
189		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
190		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
191		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
192	192
193		-**Dokumentkategorie inaktiv setzen**
194	194
195		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
196	196
197		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
198		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
199		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
200		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
201	201
202	202
203	203
204		-
	190	+
	191	+
	192	+**Frühere Version:**
	193	+
	194	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	195	+
	196	+
	197	+**Dokument hinzufügen**
	198	+
	199	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	200	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	201	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	202	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	203	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	204	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	205	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	206	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	207	+
	208	+**Dokument löschen**
	209	+
	210	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	211	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	212	+
	213	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	214	+
	215	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	216	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	217	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	218	+
	219	+
	220	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
	221	+
	222	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.