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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/11/03 13:09
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 Dokumentvorlagen
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,14 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
11 11  
12 12  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
13 13  == Dokumentvorlagen erstellen ==
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
16 16  
17 17  (% style="list-style-type:circle" %)
18 18  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -54,7 +54,7 @@
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 55  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -97,7 +97,7 @@
97 97  
98 98  
99 99  
100 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
101 101  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
102 102  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
103 103  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -110,6 +110,11 @@
110 110  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
111 111  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 112  
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
113 113  
114 114  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
115 115  
... ... @@ -127,16 +127,26 @@
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 128  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
129 129  
159 +
160 +
161 +
162 +
163 +
164 +
165 +
130 130  === Formularfelder im Überblick ===
131 131  
132 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
168 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
133 133  
134 134  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
135 135  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
136 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
137 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
138 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
172 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
139 139  
178 +xx
140 140  
141 141  
142 142  
... ... @@ -146,44 +146,135 @@
146 146  
147 147  
148 148  
188 +==== Textfeld einfügen ====
149 149  
190 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
150 150  
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
151 151  
198 +xx
152 152  
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
153 153  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
154 154  
207 +(% style="list-style-type:circle" %)
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
155 155  
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
156 156  
213 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
157 157  
215 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
158 158  
159 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
160 160  
161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
226 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
227 +
228 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
162 162  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
163 163  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
164 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
231 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
165 165  
166 166  (% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
237 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
168 168  
169 -(% start="5" %)
170 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
239 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
171 171  
241 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245 +
172 172  (% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
247 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
174 174  
175 -(% start="6" %)
176 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
249 +(% start="5" %)
250 +1. Datum auswählen
177 177  
178 178  (% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
253 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
180 180  
255 +== Löschen eines Formularfeldes ==
181 181  
257 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
258 +
259 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
263 +
264 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 +)))
266 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +xx
285 +
286 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
287 +
288 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289 +
290 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291 +
292 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
293 +
294 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
304 +
305 +x
306 +
307 +x
308 +
309 +x
310 +
311 +
182 182  = Dokumentkategorien =
183 183  
184 184  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
185 185  
186 -== **Dokumentkategorien anlegen** ==
316 +== Dokumentkategorien anlegen ==
187 187  
188 188  1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
189 189  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
... ... @@ -190,7 +190,7 @@
190 190  3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
191 191  4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
192 192  
193 -**Dokumentkategorie inaktiv setzen**
323 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
194 194  
195 195  Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
196 196  
... ... @@ -198,7 +198,3 @@
198 198  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
199 199  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
200 200  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
201 -
202 -
203 -
204 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt