Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 4Dokumentvorlagen1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -5,14 +5,33 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Dokumentvorlagen = 9 9 10 10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 11 11 12 12 18 +== Bereiche == 19 + 20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 + 23 +|**Bereich**|**Anzeige** 24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 + 13 13 == Dokumentvorlagen erstellen == 14 14 15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **S uchzeile**unterNPO Schriftzugeingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 16 16 17 17 (% style="list-style-type:circle" %) 18 18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. ... ... @@ -54,7 +54,7 @@ 54 54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 55 55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 56 56 57 -== D er Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==76 +== Dokumentvorlage im Überblick == 58 58 59 59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 60 60 ... ... @@ -69,7 +69,12 @@ 69 69 70 70 71 71 72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 91 + 92 + 93 + 94 + 95 + 96 +(% style="width:844.6px" %) 73 73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 74 74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 75 75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -97,46 +97,57 @@ 97 97 98 98 99 99 100 -(% style=" margin-right:auto;width:955.6px" %)124 +(% style="width:955.6px" %) 101 101 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 102 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 103 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 104 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 105 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 106 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 107 107 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 108 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 109 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 110 110 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 111 111 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 112 112 135 +(% class="box infomessage" %) 136 +((( 137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 138 +))) 113 113 114 114 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 115 115 116 116 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 117 117 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 118 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen. 119 119 120 120 (% style="list-style-type:circle" %) 121 121 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 122 122 123 123 (% start="4" %) 124 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 125 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken. 126 126 127 127 (% style="list-style-type:circle" %) 128 128 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 129 129 157 + 158 + 159 + 160 + 161 + 130 130 === Formularfelder im Überblick === 131 131 132 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png ||height="220" style="float:left" width="376"]]164 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 133 133 134 134 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 135 135 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 136 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 137 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 138 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 168 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 169 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 170 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 171 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 172 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 139 139 174 +xx 140 140 141 141 142 142 ... ... @@ -146,44 +146,133 @@ 146 146 147 147 148 148 184 +==== Textfeld einfügen ==== 149 149 186 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 187 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 188 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 189 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 150 150 191 +(% style="list-style-type:circle" %) 192 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 151 151 194 +xx 152 152 196 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 153 153 198 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 199 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 200 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 201 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 154 154 203 +(% style="list-style-type:circle" %) 204 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 155 155 206 +(% start="5" %) 207 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 156 156 209 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 157 157 211 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 212 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 213 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 214 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 215 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 216 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 217 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 158 158 159 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 219 +(% style="list-style-type:circle" %) 220 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 160 160 161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 222 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 223 + 224 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 162 162 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 163 163 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 164 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen 227 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 228 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 229 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 230 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 165 165 166 166 (% style="list-style-type:circle" %) 167 -* D ieOptionKombinationslisten-Eigenschaftenwirdangezeigt.233 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 168 168 169 -(% start="5" %) 170 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 235 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 171 171 237 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 238 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 239 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 240 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 241 + 172 172 (% style="list-style-type:circle" %) 173 -* DasEingabefenster wird geöffnet.243 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 174 174 175 -(% start=" 6" %)176 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingebenundmitEnter jeweils bestätigen245 +(% start="5" %) 246 +1. Datum auswählen 177 177 178 178 (% style="list-style-type:circle" %) 179 -* Eineneue Kombinationsliste wird erstellt.249 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 180 180 251 +== Löschen eines Formularfeldes == 181 181 253 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 254 + 255 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 256 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 257 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)((( 258 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde. 259 + 260 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten. 261 +))) 262 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail. 263 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt... 264 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht. 265 + 266 + 267 + 268 + 269 + 270 + 271 + 272 + 273 + 274 + 275 + 276 + 277 + 278 +xx 279 + 280 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 281 + 282 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 283 + 284 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 285 + 286 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 287 + 288 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 289 + 290 + 291 + 292 + 293 + 294 + 295 + 296 + 297 +== Kopieren einer Dokumentvorlage == 298 + 299 +x 300 + 301 +x 302 + 303 +x 304 + 305 + 182 182 = Dokumentkategorien = 183 183 184 184 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 185 185 186 -== **Dokumentkategorien anlegen**==310 +== Dokumentkategorien anlegen == 187 187 188 188 1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 189 189 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. ... ... @@ -190,7 +190,7 @@ 190 190 3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 191 191 4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 192 192 193 - **Dokumentkategorie inaktiv setzen**317 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 194 194 195 195 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 196 196 ... ... @@ -198,7 +198,3 @@ 198 198 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 199 199 3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 200 200 4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 201 - 202 - 203 - 204 -
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