Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/11/03 13:09
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am 2024/09/26 16:09
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 7 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 4Dokumentvorlagen1 +010.9 Dokumentvorlagen - Dokument-Autor
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. kprummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
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... ... @@ -5,14 +5,38 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Dokumentvorlagen = 9 9 10 10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 11 11 12 12 18 +== Bereiche == 19 + 20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 + 23 +|**Bereich**|**Anzeige** 24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss. 32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden. 33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag. 34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden 35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt) 36 + 13 13 == Dokumentvorlagen erstellen == 14 14 15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **S uchzeile**unterNPO Schriftzugeingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 16 16 17 17 (% style="list-style-type:circle" %) 18 18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. ... ... @@ -54,7 +54,7 @@ 54 54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 55 55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 56 56 57 -== D er Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==81 +== Dokumentvorlage im Überblick == 58 58 59 59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 60 60 ... ... @@ -69,7 +69,12 @@ 69 69 70 70 71 71 72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 96 + 97 + 98 + 99 + 100 + 101 +(% style="width:844.6px" %) 73 73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 74 74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 75 75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -97,32 +97,35 @@ 97 97 98 98 99 99 100 -(% style=" margin-right:auto;width:955.6px" %)129 +(% style="width:955.6px" %) 101 101 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 102 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 103 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 104 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 105 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 106 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 107 107 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 108 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 109 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 110 110 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 111 111 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 112 112 140 +(% class="box infomessage" %) 141 +((( 142 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 143 +))) 113 113 114 114 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 115 115 116 116 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 117 117 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 118 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 149 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen. 119 119 120 120 (% style="list-style-type:circle" %) 121 121 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 122 122 123 123 (% start="4" %) 124 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 125 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 155 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 156 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 157 +1. Auf Button **Einfügen **klicken. 126 126 127 127 (% style="list-style-type:circle" %) 128 128 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. ... ... @@ -129,13 +129,15 @@ 129 129 130 130 === Formularfelder im Überblick === 131 131 132 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png ||height="220" style="float:left" width="376"]]164 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 133 133 134 134 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 135 135 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 136 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 137 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 138 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 168 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 169 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 170 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 171 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 172 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 139 139 140 140 141 141 ... ... @@ -143,47 +143,124 @@ 143 143 144 144 145 145 180 +(% class="box infomessage" %) 181 +((( 182 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden. 183 +))) 146 146 185 +==== Textfeld einfügen ==== 147 147 187 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 188 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 189 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 190 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 148 148 192 +(% style="list-style-type:circle" %) 193 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden. 149 149 195 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 150 150 197 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 198 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 199 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 200 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 151 151 202 +(% style="list-style-type:circle" %) 203 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden. 152 152 205 +(% start="5" %) 206 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 153 153 208 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 154 154 210 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 211 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 212 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 213 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 214 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 215 +1. Gewünschte Werte eintippen 216 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 155 155 218 +(% style="list-style-type:circle" %) 219 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,. 156 156 221 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 157 157 223 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 224 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 225 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 226 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 227 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 228 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 229 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 158 158 159 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 231 +(% style="list-style-type:circle" %) 232 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 160 160 161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 234 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 235 + 236 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 162 162 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 163 163 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 164 -1. Option ** Kombinationslisteneinfügen** auswählen239 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 165 165 166 166 (% style="list-style-type:circle" %) 167 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaftenwird angezeigt.242 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 168 168 169 -(% start="5" %) 170 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 244 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage == 171 171 172 -(% style="list-style-type:circle" %) 173 -* Das Eingabefenster wird geöffnet. 246 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 174 174 175 -(% start="6" %) 176 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 248 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 249 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 250 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)((( 251 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat. 252 +))) 253 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %) 254 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. 255 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht. 177 177 178 -(% style="list-style-type:circle" %) 179 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 180 180 181 181 259 + 260 + 261 + 262 + 263 + 264 + 265 + 266 + 267 + 268 + 269 + 270 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 271 + 272 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch. 273 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 274 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 275 + 276 + 277 +== Dokumentvorlage kopieren == 278 + 279 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken 280 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen 281 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen 282 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken 283 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben 284 +1. Mit **OK**-Button bestätigen 285 + 286 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie. 287 + 288 +x 289 + 290 +x 291 + 292 + 182 182 = Dokumentkategorien = 183 183 184 184 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 185 185 186 -== **Dokumentkategorien anlegen**==297 +== Dokumentkategorien anlegen == 187 187 188 188 1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 189 189 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. ... ... @@ -190,7 +190,7 @@ 190 190 3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 191 191 4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 192 192 193 - **Dokumentkategorie inaktiv setzen**304 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 194 194 195 195 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 196 196 ... ... @@ -198,7 +198,3 @@ 198 198 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 199 199 3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 200 200 4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 201 - 202 - 203 - 204 -
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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