Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 010.4Dokumentvorlagen1 +Dokumente - Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. kprummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
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... ... @@ -1,61 +1,47 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** DerMenüpunktDokumentvorlagen im Überblick:**3 +**Alles rund um die Dokumente:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokument vorlagen =8 += Dokumente intern und extern = 9 9 10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 11 11 15 +== Dokumente interner Natur == 12 12 13 -== Dokumentvorlagen erstellen == 17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 14 14 15 - 1.Begriff **Dokumentvorlagen**in**Suchzeile **unterNPO Schriftzugeingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228"style="float:right" width="378"]]21 +=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument === 16 16 17 -(% style="list-style-type:circle" %) 18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 23 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 20 20 21 -(% start="2" %) 22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 25 +(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 26 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...) 28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. 29 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 30 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 31 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 23 23 24 -(% style="list-style-type:circle" %) 25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 26 26 27 -(% start="3" %) 28 -1. **+** Icon anklicken 29 29 30 -(% style="list-style-type:circle" %) 31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 32 32 33 -(% start="4" %) 34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 35 -1. **Bezeichnung **eingeben 36 -1. **Kategorie **auswählen 37 -1. **Stiftung **auswählen 38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 40 40 41 -(% style="list-style-type:circle" %) 42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 43 43 44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 45 45 46 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 47 47 48 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 49 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 52 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 53 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 54 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 56 56 57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 58 58 43 +=== Der Designer für das Dokument im Überblick === 44 + 59 59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 60 60 61 61 ... ... @@ -69,22 +69,20 @@ 69 69 70 70 71 71 72 -(% style="margin-right:auto; width:84 4.6px" %)73 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 7 38px;" %)Beschreibung74 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:7 38px" %)Zur Rubrik[[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.75 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:7 38px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.76 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:7 38px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.77 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:7 38px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.78 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:7 38px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man[[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] indie Dokumentenvorlage einbetten.79 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:7 38px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.80 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:7 38px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.81 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:7 38px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.82 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:7 38px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.83 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:7 38px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.58 +(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %) 59 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung 60 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 61 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. 62 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen. 63 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:744px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern. 64 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten. 65 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:744px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. 66 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:744px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt. 67 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:744px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage. 68 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:744px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 69 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 84 84 85 -=== Seriendruckfelder im Überblick === 86 86 87 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 88 88 89 89 90 90 ... ... @@ -97,56 +97,70 @@ 97 97 98 98 99 99 100 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 101 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 102 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 103 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 104 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 105 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 106 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 107 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 108 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 109 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 110 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 111 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 84 +xx 112 112 113 - ==== Seriendruckfeld einfügen ====86 +xx 114 114 115 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 116 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 117 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 88 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen === 118 118 90 +xx 91 + 92 +=== Dokumentvorlagen === 93 + 94 +xx 95 + 96 +==== Dokumentvorlagen erstellen ==== 97 + 98 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 99 + 119 119 (% style="list-style-type:circle" %) 120 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 101 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 102 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 121 121 122 -(% start="4" %) 123 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 124 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 104 +(% start="2" %) 105 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 125 125 126 126 (% style="list-style-type:circle" %) 127 -* Ein neuesSeriendruckfeldwirdeingefügt.108 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 128 128 129 -=== Formularfelder im Überblick === 110 +(% start="3" %) 111 +1. **+** Symbol anklicken 130 130 131 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]] 113 +(% style="list-style-type:circle" %) 114 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 132 132 133 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 134 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 135 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 136 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 137 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 116 +(% start="4" %) 117 +1. **Bereich **auswählen 118 +1. **Bezeichnung **eingeben 119 +1. **Kategorie **auswählen 120 +1. **Stiftung **auswählen 121 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 122 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 138 138 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 139 139 127 +==== Dokumentvorlagen formatieren ==== 140 140 129 +xx 141 141 131 +==== Formularvorlagen ==== 142 142 133 +xx 143 143 135 +==== Seriendruckvorlagen ==== 144 144 137 +xx 145 145 139 +== Dokumente externer Natur == 146 146 141 +xx 147 147 143 +=== Mögliche Dateitypen === 148 148 145 +xx 149 149 147 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 150 150 151 151 152 152 ... ... @@ -154,48 +154,41 @@ 154 154 155 155 156 156 157 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 158 158 159 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 160 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 161 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 162 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen 163 163 164 -(% style="list-style-type:circle" %) 165 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt. 166 166 167 -(% start="5" %) 168 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 169 169 170 -(% style="list-style-type:circle" %) 171 -* Das Eingabefenster wird geöffnet. 172 172 173 -(% start="6" %) 174 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 175 175 176 -(% style="list-style-type:circle" %) 177 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 178 178 179 - = Dokumentkategorien=162 +**Frühere Version:** 180 180 181 - DieKategorien für Dokumentesindempfehlenswert,sobald mehrereDokumentebspw.aneinemKontakt, FörderprojektoderGremiumhängen.JedemDokumentkanneineKategoriezugewiesenwerden.DieDokumentkategorie„Allgemein“istautomatischals Standardangelegt. Die erstellten DokumentkategorienkönnenauchAktivitätenzugewiesenwerden.164 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 182 182 183 -== Dokumentkategorien anlegen == 184 184 185 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 186 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 187 -3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 188 -4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 167 +**Dokument hinzufügen** 189 189 190 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 169 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 170 +2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 171 +3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 172 +a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 173 +b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 174 +4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 175 +5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 176 +6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 191 191 192 - Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktivgesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werdenkann. Hier gehen Sie wie folgt vor:178 +**Dokument löschen** 193 193 194 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 195 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 196 -3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 197 -4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 180 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 181 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 198 198 183 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 199 199 185 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 186 +2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 187 +3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 200 200 201 - 189 + 190 +**Dokumente per E-Mail verschicken** 191 + 192 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
- Designer_Seriendruck.png
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- Author
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- Formularfelder_einfuegen.png
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- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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