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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/03 14:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,60 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumentvorlagen =
8 += Dokumente intern und extern =
9 9  
10 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
11 11  
15 += Dokumente interner Natur =
12 12  
13 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
16 16  
17 -(% style="list-style-type:circle" %)
18 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 -
21 -(% start="2" %)
22 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 -
24 -(% style="list-style-type:circle" %)
25 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 -
27 -(% start="3" %)
28 -1. **+** Icon anklicken
29 -
30 -(% style="list-style-type:circle" %)
31 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 -
33 -(% start="4" %)
34 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 -1. **Bezeichnung **eingeben
36 -1. **Kategorie **auswählen
37 -1. **Stiftung **auswählen
38 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 -
44 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 -
46 46  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 49  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 52  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 53  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -82,6 +82,20 @@
82 82  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 83  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
84 84  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
85 85  === Seriendruckfelder im Überblick ===
86 86  
87 87  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -110,6 +110,22 @@
110 110  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
111 111  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 112  
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +(% class="wikigeneratedid" %)
113 113  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
114 114  
115 115  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -126,8 +126,15 @@
126 126  (% style="list-style-type:circle" %)
127 127  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
128 128  
136 +=== Formularfelder im Überblick ===
129 129  
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
130 130  
140 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
131 131  
132 132  
133 133  
... ... @@ -137,9 +137,13 @@
137 137  
138 138  
139 139  
154 +xx
140 140  
156 +==== Kombinationslisten einfügen ====
141 141  
158 +xx
142 142  
160 +xx
143 143  
144 144  
145 145  
... ... @@ -148,84 +148,108 @@
148 148  
149 149  
150 150  
169 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
151 151  
171 +xx
152 152  
173 +== Dokumentvorlagen ==
153 153  
175 +xx
154 154  
177 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
155 155  
156 -=== Formularfelder im Überblick ===
179 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
157 157  
158 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
181 +(% style="list-style-type:circle" %)
182 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
159 159  
160 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
161 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
162 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
163 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
164 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
165 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
166 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
185 +(% start="2" %)
186 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
167 167  
188 +(% style="list-style-type:circle" %)
189 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
168 168  
191 +(% start="3" %)
192 +1. **+** Symbol anklicken
169 169  
194 +(% style="list-style-type:circle" %)
195 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
170 170  
197 +(% start="4" %)
198 +1. **Bereich **auswählen
199 +1. **Bezeichnung **eingeben
200 +1. **Kategorie **auswählen
201 +1. **Stiftung **auswählen
202 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
171 171  
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
206 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
172 172  
208 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
173 173  
210 +xx
174 174  
212 +==== Formularvorlagen ====
175 175  
214 +xx
176 176  
216 +==== Seriendruckvorlagen ====
177 177  
218 +xx
178 178  
220 += Dokumente externer Natur =
179 179  
222 +xx
180 180  
224 +=== Mögliche Dateitypen ===
181 181  
226 +xx
182 182  
228 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
183 183  
184 184  
185 185  
186 186  
187 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
188 188  
189 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
190 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
191 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
192 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
193 193  
194 -(% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
196 196  
197 -(% start="5" %)
198 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
202 202  
203 -(% start="6" %)
204 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
205 205  
206 -(% style="list-style-type:circle" %)
207 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
208 208  
209 -= Dokumentkategorien =
210 210  
211 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
212 212  
213 -== Dokumentkategorien anlegen ==
214 214  
215 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
216 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
217 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
218 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
243 +**Frühere Version:**
219 219  
220 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
245 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
221 221  
222 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
223 223  
224 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
225 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
226 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
227 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
248 +**Dokument hinzufügen**
228 228  
250 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
229 229  
259 +**Dokument löschen**
230 230  
231 -
261 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
263 +
264 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
265 +
266 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
269 +
270 +
271 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
272 +
273 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.9 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -175.9 KB
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