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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 47.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/03 14:53
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,14 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Dokumentvorlagen =
9 9  
10 10  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
11 11  
12 12  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
13 13  == Dokumentvorlagen erstellen ==
14 14  
15 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
16 16  
17 17  (% style="list-style-type:circle" %)
18 18  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -54,7 +54,7 @@
54 54  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 55  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
56 56  
57 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
58 58  
59 59  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
60 60  
... ... @@ -69,7 +69,12 @@
69 69  
70 70  
71 71  
72 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 75  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -97,7 +97,7 @@
97 97  
98 98  
99 99  
100 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
101 101  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
102 102  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
103 103  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -110,6 +110,12 @@
110 110  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
111 111  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 112  
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
142 +
113 113  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
114 114  
115 115  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -133,9 +133,19 @@
133 133  
134 134  
135 135  
166 +=== Formularfelder im Überblick ===
136 136  
168 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
137 137  
170 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
138 138  
178 +xx
139 139  
140 140  
141 141  
... ... @@ -145,37 +145,87 @@
145 145  
146 146  
147 147  
188 +==== Textfeld einfügen ====
148 148  
190 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
149 149  
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
150 150  
198 +xx
151 151  
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
152 152  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
207 +(% style="list-style-type:circle" %)
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
154 154  
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
155 155  
156 -=== Formularfelder im Überblick ===
213 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
157 157  
158 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
215 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
159 159  
160 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
161 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
162 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
163 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
164 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
165 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
166 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
167 167  
226 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
168 168  
228 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
169 169  
236 +(% style="list-style-type:circle" %)
237 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
170 170  
239 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
171 171  
241 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
172 172  
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
173 173  
249 +(% start="5" %)
250 +1. Datum auswählen
174 174  
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
175 175  
255 +== Löschen eines Formularfeldes ==
176 176  
257 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
177 177  
259 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
178 178  
264 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 +)))
266 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
179 179  
180 180  
181 181  
... ... @@ -184,28 +184,41 @@
184 184  
185 185  
186 186  
187 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
188 188  
189 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
190 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
191 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
192 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
193 193  
194 -(% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
196 196  
197 -(% start="5" %)
198 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
202 202  
203 -(% start="6" %)
204 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
205 205  
206 -(% style="list-style-type:circle" %)
207 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
208 208  
284 +xx
285 +
286 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
287 +
288 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289 +
290 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291 +
292 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
293 +
294 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
304 +
305 +x
306 +
307 +x
308 +
309 +x
310 +
311 +
209 209  = Dokumentkategorien =
210 210  
211 211  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -225,7 +225,3 @@
225 225  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
226 226  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
227 227  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
228 -
229 -
230 -
231 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt