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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 48.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/12/08 13:46
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Auf Version 21.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,66 +1,40 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 -
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 -
26 -(% start="2" %)
27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 -
32 -(% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 -
38 -(% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 -1. **Bezeichnung **eingeben
41 -1. **Kategorie **auswählen
42 -1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 -
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 -
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 -
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
63 63  
35 +
36 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
37 +
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
66 66  
... ... @@ -87,8 +87,21 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
90 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
78 +
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
93 93  
94 94  
... ... @@ -115,21 +115,10 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 134  
135 135  
... ... @@ -141,39 +141,68 @@
141 141  
142 142  
143 143  
120 +xx
144 144  
122 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
145 145  
124 +xx
146 146  
126 +== Dokumentvorlagen ==
147 147  
128 +xx
148 148  
130 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
149 149  
132 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
150 150  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
136 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
151 151  
138 +(% start="2" %)
139 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
152 152  
141 +(% style="list-style-type:circle" %)
142 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
153 153  
144 +(% start="3" %)
145 +1. **+** Symbol anklicken
154 154  
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
155 155  
150 +(% start="4" %)
151 +1. **Bereich **auswählen
152 +1. **Bezeichnung **eingeben
153 +1. **Kategorie **auswählen
154 +1. **Stiftung **auswählen
155 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
156 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
156 156  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
157 157  
161 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
158 158  
163 +xx
159 159  
160 -=== Formularfelder im Überblick ===
165 +==== Formularvorlagen ====
161 161  
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
167 +xx
163 163  
164 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
169 +==== Seriendruckvorlagen ====
171 171  
171 +xx
172 172  
173 += Dokumente externer Natur =
173 173  
175 +xx
174 174  
177 +=== Mögliche Dateitypen ===
175 175  
179 +xx
176 176  
181 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
177 177  
178 178  
179 179  
... ... @@ -187,48 +187,35 @@
187 187  
188 188  
189 189  
190 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
191 191  
192 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
193 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
194 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
195 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
196 +**Frühere Version:**
196 196  
197 -(% style="list-style-type:circle" %)
198 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
198 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
199 199  
200 -(% start="5" %)
201 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
202 202  
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
201 +**Dokument hinzufügen**
205 205  
206 -(% start="6" %)
207 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
203 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
204 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
205 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
206 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
207 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
208 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
209 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
210 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
208 208  
209 -(% style="list-style-type:circle" %)
210 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
212 +**Dokument löschen**
211 211  
212 -= Dokumentkategorien =
214 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
215 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
213 213  
214 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
217 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
215 215  
216 -== Dokumentkategorien anlegen ==
219 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
220 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
221 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
217 217  
218 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
219 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
220 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
221 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
222 222  
223 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
224 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
224 224  
225 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
226 -
227 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
228 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
229 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
230 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
231 -
232 -
233 -
234 -
226 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.9 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt