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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 48.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/12/08 13:46
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:29
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,65 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 -
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 -
26 -(% start="2" %)
27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 -
32 -(% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 -
38 -(% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 -1. **Bezeichnung **eingeben
41 -1. **Kategorie **auswählen
42 -1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 -
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 -
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 -
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -87,6 +87,20 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
90 90  === Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,6 +115,22 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +(% class="wikigeneratedid" %)
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -131,8 +131,15 @@
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 132  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
136 +=== Formularfelder im Überblick ===
134 134  
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
135 135  
140 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
136 136  
137 137  
138 138  
... ... @@ -143,12 +143,27 @@
143 143  
144 144  
145 145  
155 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
146 146  
157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
159 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
160 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
147 147  
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
148 148  
165 +(% start="5" %)
166 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
149 149  
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
150 150  
171 +(% start="6" %)
172 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
151 151  
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
152 152  
153 153  
154 154  
... ... @@ -157,78 +157,108 @@
157 157  
158 158  
159 159  
160 -=== Formularfelder im Überblick ===
184 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
161 161  
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
186 +xx
163 163  
164 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
188 +== Dokumentvorlagen ==
171 171  
190 +xx
172 172  
192 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
173 173  
194 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
174 174  
196 +(% style="list-style-type:circle" %)
197 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
198 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
175 175  
200 +(% start="2" %)
201 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
176 176  
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
177 177  
206 +(% start="3" %)
207 +1. **+** Symbol anklicken
178 178  
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
179 179  
212 +(% start="4" %)
213 +1. **Bereich **auswählen
214 +1. **Bezeichnung **eingeben
215 +1. **Kategorie **auswählen
216 +1. **Stiftung **auswählen
217 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
218 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
180 180  
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
181 181  
223 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
182 182  
225 +xx
183 183  
227 +==== Formularvorlagen ====
184 184  
229 +xx
185 185  
231 +==== Seriendruckvorlagen ====
186 186  
233 +xx
187 187  
235 += Dokumente externer Natur =
188 188  
237 +xx
189 189  
190 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
239 +=== Mögliche Dateitypen ===
191 191  
192 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
193 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
194 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
195 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
241 +xx
196 196  
197 -(% style="list-style-type:circle" %)
198 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
243 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
199 199  
200 -(% start="5" %)
201 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
202 202  
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
205 205  
206 -(% start="6" %)
207 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
208 208  
209 -(% style="list-style-type:circle" %)
210 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
211 211  
212 -= Dokumentkategorien =
213 213  
214 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
215 215  
216 -== Dokumentkategorien anlegen ==
217 217  
218 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
219 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
220 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
221 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
222 222  
223 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
224 224  
225 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
226 226  
227 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
228 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
229 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
230 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
231 231  
232 232  
233 233  
234 -
258 +**Frühere Version:**
259 +
260 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
261 +
262 +
263 +**Dokument hinzufügen**
264 +
265 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
266 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
267 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
268 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
269 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
270 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
271 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
272 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
273 +
274 +**Dokument löschen**
275 +
276 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
277 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
278 +
279 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
280 +
281 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
282 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
283 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
284 +
285 +
286 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
287 +
288 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -21.9 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -175.9 KB
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