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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 50.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:17
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -15,9 +15,23 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
18 18  == Dokumentvorlagen erstellen ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -59,7 +59,7 @@
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 60  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -74,7 +74,12 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
78 78  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
79 79  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
80 80  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -102,37 +102,50 @@
102 102  
103 103  
104 104  
105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
106 106  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
107 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
109 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
110 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
111 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
112 112  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
113 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
114 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
135 +(% class="box infomessage" %)
136 +(((
137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 +)))
139 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 121  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
123 123  
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 125  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 127  (% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
130 130  
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 132  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
157 +=== Formularfelder im Überblick ===
134 134  
159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
135 135  
161 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
136 136  
137 137  
138 138  
... ... @@ -145,34 +145,82 @@
145 145  
146 146  
147 147  
180 +(% class="box infomessage" %)
181 +(((
182 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183 +)))
148 148  
185 +==== Textfeld einfügen ====
149 149  
187 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
150 150  
192 +(% style="list-style-type:circle" %)
193 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
151 151  
195 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
152 152  
197 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
154 154  
205 +(% start="5" %)
206 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
155 155  
208 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
156 156  
210 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 +1. Gewünschte Werte eintippen
216 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
157 157  
158 -=== Formularfelder im Überblick ===
218 +(% style="list-style-type:circle" %)
219 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
159 159  
160 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
221 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
161 161  
162 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
163 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
164 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
165 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
166 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
168 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
223 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
169 169  
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
170 170  
234 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
171 171  
236 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
172 172  
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
173 173  
244 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
174 174  
246 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
175 175  
248 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252 +)))
253 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
176 176  
177 177  
178 178  
... ... @@ -182,68 +182,32 @@
182 182  
183 183  
184 184  
265 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
185 185  
267 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
186 186  
187 -xx
269 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
188 188  
189 -==== Textfeld einfügen ====
271 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
190 190  
191 -xx
273 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
192 192  
193 193  
194 -xx
195 195  
196 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
197 197  
198 -xx
199 199  
200 200  
201 201  
202 202  
282 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
203 203  
284 +x
204 204  
286 +x
205 205  
288 +x
206 206  
207 207  
208 -
209 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210 -
211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
212 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
215 -
216 -(% style="list-style-type:circle" %)
217 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
218 -
219 -(% start="5" %)
220 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
221 -
222 -(% style="list-style-type:circle" %)
223 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
224 -
225 -(% start="6" %)
226 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
227 -
228 -(% style="list-style-type:circle" %)
229 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
230 -
231 -
232 -xx
233 -
234 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
235 -
236 -xx
237 -
238 -
239 -xx
240 -
241 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
242 -
243 -xx
244 -
245 -
246 -
247 247  = Dokumentkategorien =
248 248  
249 249  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -263,7 +263,3 @@
263 263  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
264 264  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
265 265  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
266 -
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269 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt