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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 53.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:19
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -15,9 +15,24 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +
18 18  == Dokumentvorlagen erstellen ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -74,7 +74,12 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +(% style="width:844.6px" %)
78 78  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
79 79  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
80 80  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -102,7 +102,7 @@
102 102  
103 103  
104 104  
105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 +(% style="width:955.6px" %)
106 106  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
107 107  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 108  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -115,6 +115,12 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 +)))
143 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -140,11 +140,21 @@
140 140  
141 141  
142 142  
169 +=== Formularfelder im Überblick ===
143 143  
171 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
144 144  
173 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
146 146  
147 147  
183 +xx
148 148  
149 149  
150 150  
... ... @@ -152,45 +152,89 @@
152 152  
153 153  
154 154  
155 -=== Formularfelder im Überblick ===
156 156  
157 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
158 158  
159 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
160 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
161 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
162 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
163 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
165 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
193 +==== Textfeld einfügen ====
166 166  
195 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
196 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
167 167  
200 +(% style="list-style-type:circle" %)
201 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
168 168  
203 +xx
169 169  
205 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
170 170  
207 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
171 171  
212 +(% style="list-style-type:circle" %)
213 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
172 172  
215 +(% start="5" %)
216 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
173 173  
218 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
174 174  
220 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
175 175  
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
176 176  
231 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
177 177  
233 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
178 178  
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
179 179  
244 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
180 180  
181 -xx
246 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
182 182  
183 -==== Textfeld einfügen ====
251 +(% style="list-style-type:circle" %)
252 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
184 184  
185 -xx
254 +(% start="5" %)
255 +1. Datum auswählen
186 186  
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
187 187  
188 -xx
260 +== Löschen eines Formularfeldes ==
189 189  
190 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
262 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
191 191  
192 -xx
264 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
193 193  
269 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 +)))
271 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
194 194  
195 195  
196 196  
... ... @@ -200,43 +200,35 @@
200 200  
201 201  
202 202  
203 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
204 204  
205 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
206 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
207 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
208 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
209 209  
210 -(% style="list-style-type:circle" %)
211 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
212 212  
213 -(% start="5" %)
214 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
215 215  
216 -(% style="list-style-type:circle" %)
217 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
218 218  
219 -(% start="6" %)
220 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
221 221  
222 -(% style="list-style-type:circle" %)
223 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
224 224  
290 +
225 225  xx
226 226  
227 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
293 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
228 228  
229 -xx
295 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
230 230  
297 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
231 231  
232 -xx
299 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
233 233  
234 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
301 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
235 235  
236 -xx
237 237  
238 238  
239 239  
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +xx
311 +
240 240  = Dokumentkategorien =
241 241  
242 242  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -256,7 +256,3 @@
256 256  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
257 257  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
258 258  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
259 -
260 -
261 -
262 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt