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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 54.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:20
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Auf Version 67.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -15,9 +15,23 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
18 18  == Dokumentvorlagen erstellen ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -59,7 +59,7 @@
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 60  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -74,7 +74,12 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
78 78  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
79 79  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
80 80  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -102,7 +102,7 @@
102 102  
103 103  
104 104  
105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
124 +(% style="width:955.6px" %)
106 106  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
107 107  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 108  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -115,6 +115,12 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
142 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -138,9 +138,19 @@
138 138  
139 139  
140 140  
166 +=== Formularfelder im Überblick ===
141 141  
168 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
142 142  
170 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
143 143  
178 +xx
144 144  
145 145  
146 146  
... ... @@ -150,44 +150,88 @@
150 150  
151 151  
152 152  
188 +==== Textfeld einfügen ====
153 153  
154 -=== Formularfelder im Überblick ===
190 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
155 155  
156 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
157 157  
158 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
159 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
160 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
161 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
162 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
163 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
164 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
198 +xx
165 165  
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
166 166  
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
167 167  
207 +(% style="list-style-type:circle" %)
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
168 168  
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
169 169  
213 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
170 170  
215 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
171 171  
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
172 172  
226 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
173 173  
228 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
174 174  
236 +(% style="list-style-type:circle" %)
237 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
175 175  
239 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
176 176  
241 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
177 177  
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
178 178  
179 -xx
249 +(% start="5" %)
250 +1. Datum auswählen
180 180  
181 -==== Textfeld einfügen ====
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
182 182  
183 -xx
255 +== Löschen eines Formularfeldes ==
184 184  
257 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
185 185  
186 -xx
259 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
187 187  
188 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
264 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 +)))
266 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
189 189  
190 -xx
191 191  
192 192  
193 193  
... ... @@ -198,43 +198,38 @@
198 198  
199 199  
200 200  
201 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
202 202  
203 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
204 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
205 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
206 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
207 207  
208 -(% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
210 210  
211 -(% start="5" %)
212 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
213 213  
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
284 +xx
216 216  
217 -(% start="6" %)
218 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
286 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
219 219  
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
288 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
222 222  
223 -xx
290 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
224 224  
225 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
292 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
226 226  
227 -xx
294 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
228 228  
229 229  
230 -xx
231 231  
232 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
233 233  
234 -xx
235 235  
236 236  
237 237  
302 +
303 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
304 +
305 +x
306 +
307 +x
308 +
309 +x
310 +
311 +
238 238  = Dokumentkategorien =
239 239  
240 240  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -254,7 +254,3 @@
254 254  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
255 255  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
256 256  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
257 -
258 -
259 -
260 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +55.7 KB
Inhalt