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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 54.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:20
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/26 16:09
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -15,9 +15,28 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
18 18  == Dokumentvorlagen erstellen ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -59,7 +59,7 @@
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 60  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -74,7 +74,12 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +(% style="width:844.6px" %)
78 78  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
79 79  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
80 80  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -102,55 +102,39 @@
102 102  
103 103  
104 104  
105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
129 +(% style="width:955.6px" %)
106 106  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
107 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
109 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
110 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
111 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
112 112  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
113 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
114 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
140 +(% class="box infomessage" %)
141 +(((
142 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 +)))
144 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 121  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
149 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
123 123  
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 125  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 127  (% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
155 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
130 130  
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 132  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 -
135 -
136 -
137 -
138 -
139 -
140 -
141 -
142 -
143 -
144 -
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 154  === Formularfelder im Überblick ===
155 155  
156 156  [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
... ... @@ -169,72 +169,119 @@
169 169  
170 170  
171 171  
180 +(% class="box infomessage" %)
181 +(((
182 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183 +)))
172 172  
185 +==== Textfeld einfügen ====
173 173  
187 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
174 174  
192 +(% style="list-style-type:circle" %)
193 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
175 175  
195 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
176 176  
197 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
177 177  
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
178 178  
179 -xx
205 +(% start="5" %)
206 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
180 180  
181 -==== Textfeld einfügen ====
208 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
182 182  
183 -xx
210 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 +1. Gewünschte Werte eintippen
216 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
184 184  
218 +(% style="list-style-type:circle" %)
219 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
185 185  
186 -xx
221 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
187 187  
188 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
223 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
189 189  
190 -xx
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
191 191  
234 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
192 192  
236 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
193 193  
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
194 194  
244 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
195 195  
246 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
196 196  
248 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252 +)))
253 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
197 197  
198 198  
199 199  
200 200  
201 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
202 202  
203 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
204 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
205 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
206 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
207 207  
208 -(% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
210 210  
211 -(% start="5" %)
212 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
213 213  
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Das Eingabefenster wird geöffnet.
216 216  
217 -(% start="6" %)
218 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
219 219  
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
222 222  
223 -xx
224 224  
225 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
226 226  
227 -xx
228 228  
270 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
229 229  
230 -xx
272 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
273 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
231 231  
232 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
233 233  
234 -xx
277 +== Dokumentvorlage kopieren ==
235 235  
279 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
280 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
281 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
282 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
283 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
284 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
236 236  
286 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
237 237  
288 +x
289 +
290 +x
291 +
292 +
238 238  = Dokumentkategorien =
239 239  
240 240  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -254,7 +254,3 @@
254 254  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
255 255  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
256 256  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
257 -
258 -
259 -
260 -
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt