Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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am 2025/02/28 14:37

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -15,9 +15,29 @@
  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
++== Bereiche ==
++
++Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
++Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
++
++|**Bereich**|**Anzeige**
++|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
++|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
++|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
++|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
++|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
++|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
++|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
++
  == Dokumentvorlagen erstellen ==
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
@@ -59,7 +59,7 @@
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
--== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
++== Dokumentvorlage im Überblick ==
  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
@@ -74,7 +74,12 @@
--(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
++
++
++
++
++
++(% style="width:844.6px" %)
  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
@@ -89,7 +89,7 @@
  === Seriendruckfelder im Überblick ===
--[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
++[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
@@ -102,35 +102,39 @@
--(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
++(% style="width:955.6px" %)
  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
--bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
--Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
--|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
--|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
++|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
++|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
++|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
--|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
--|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
--|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
--|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
++|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
++|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
--==== Seriendruckfeld einfügen ====
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
++)))
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
++=== Spezialfelder im Überblick ===
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
--(% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
++(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
++|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
++Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
++)))
++|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
++Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
++Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
++)))
++|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
++|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
++|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
@@ -148,9 +148,25 @@
++xx
++=== Seriendruckfeld einfügen ===
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++
++(% start="4" %)
++1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
++1. Auf Button **Einfügen **klicken.
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++
  === Formularfelder im Überblick ===
  [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
@@ -163,78 +163,162 @@
  |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++==== Textfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
++1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
++==== Kontrollkästchen einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
++1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
++(% start="5" %)
++1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
--xx
++==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
--==== Textfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
++1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
--xx
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
++(% start="6" %)
++1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
++1. Gewünschte Werte eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
--xx
++(% start="8" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
--==== Kontrollkästchen einfügen ====
++==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
--xx
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
++)))
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
++1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
++(% start="6" %)
++1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
++1. Gewünschte Werte eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
++==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
--
--
--
--
--
--==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
--
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
--1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
++1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
--(% start="5" %)
--1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
++(% start="6" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabefenster wird geöffnet.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
++Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
++)))
--(% start="6" %)
--1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
++== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
--xx
++[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
--==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
++(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
++|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
++Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
--xx
++Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
++* es sich um eine Neuanlage handelt
++* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
++)))
++|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
++|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
--xx
++== Löschen einer Dokumentvorlage ==
--==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
++Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
++Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
++Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
--xx
++== Dokumentvorlage kopieren ==
++1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
++1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
++1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
++1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
++1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
++1. Mit **OK**-Button bestätigen
++* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
++
  = Dokumentkategorien =
  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
@@ -254,7 +254,3 @@
 .    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
 .    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
 .    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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Auswahllisten_Formularfeld.png

Author

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	1	+34.6 KB

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Datumauswahl_Formularfeld.png

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Dokumentvorlage_loeschen.png

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Formularfelder-Eigenschaften.png

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Formularfelder_entfernen.png

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	1	+XWiki.MarcoBauer

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Formularfeldname_2.png

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Kombinationslisten_Formularfeld.png

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Kontrollkaestchen_Formularfeld.png

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Seriendruckfelder_V3.png

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Spezialfelder_Ueberblick.png

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