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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 55.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:43
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -15,9 +15,25 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 +== Bereiche ==
19 +
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +
33 +
18 18  == Dokumentvorlagen erstellen ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -74,7 +74,12 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +(% style="width:844.6px" %)
78 78  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
79 79  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
80 80  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -102,7 +102,7 @@
102 102  
103 103  
104 104  
105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 +(% style="width:955.6px" %)
106 106  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
107 107  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 108  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -115,6 +115,12 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
139 +(% class="box infomessage" %)
140 +(((
141 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 +)))
144 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -141,15 +141,6 @@
141 141  
142 142  
143 143  
144 -
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 153  === Formularfelder im Überblick ===
154 154  
155 155  [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
... ... @@ -165,15 +165,6 @@
165 165  
166 166  
167 167  
168 -
169 -
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 177  xx
178 178  
179 179  
... ... @@ -194,7 +194,6 @@
194 194  (% style="list-style-type:circle" %)
195 195  * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
196 196  
197 -
198 198  xx
199 199  
200 200  ==== Kontrollkästchen einfügen ====
... ... @@ -210,12 +210,6 @@
210 210  (% start="5" %)
211 211  1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
212 212  
213 -
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -
219 219  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
220 220  
221 221  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
... ... @@ -229,7 +229,6 @@
229 229  (% style="list-style-type:circle" %)
230 230  * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
231 231  
232 -
233 233  ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
234 234  
235 235  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
... ... @@ -243,10 +243,9 @@
243 243  (% style="list-style-type:circle" %)
244 244  * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
245 245  
247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
246 246  
247 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
248 -
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250 250  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 251  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 252  1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
... ... @@ -260,8 +260,59 @@
260 260  (% style="list-style-type:circle" %)
261 261  * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
262 262  
263 +== Löschen eines Formularfeldes ==
263 263  
265 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
264 264  
267 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
271 +
272 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 +)))
274 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
277 +
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293 +
294 +
295 +xx
296 +
297 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
298 +
299 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
300 +
301 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302 +
303 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
304 +
305 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
306 +
307 +
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309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +xx
315 +
265 265  = Dokumentkategorien =
266 266  
267 267  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
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281 281  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
282 282  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
283 283  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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