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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,65 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 -
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 -
26 -(% start="2" %)
27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 -
32 -(% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 -
38 -(% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 -1. **Bezeichnung **eingeben
41 -1. **Kategorie **auswählen
42 -1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 -
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 -
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 -
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -87,6 +87,18 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
90 90  === Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,21 +115,10 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 134  
135 135  
... ... @@ -141,8 +141,15 @@
141 141  
142 142  
143 143  
117 +=== Formularfelder im Überblick ===
144 144  
119 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
145 145  
121 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
122 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
123 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
124 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
125 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
146 146  
147 147  
148 148  
... ... @@ -149,19 +149,14 @@
149 149  
150 150  
151 151  
152 -=== Formularfelder im Überblick ===
153 153  
154 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
133 +xx
155 155  
156 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
157 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
158 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
159 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
160 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
161 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
162 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
135 +==== Kombinationslisten einfügen ====
163 163  
137 +xx
164 164  
139 +xx
165 165  
166 166  
167 167  
... ... @@ -170,111 +170,108 @@
170 170  
171 171  
172 172  
148 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
173 173  
174 -
175 175  xx
176 176  
152 +== Dokumentvorlagen ==
177 177  
154 +xx
178 178  
156 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
179 179  
158 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
180 180  
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
162 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
181 181  
164 +(% start="2" %)
165 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
182 182  
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
183 183  
170 +(% start="3" %)
171 +1. **+** Symbol anklicken
184 184  
185 -==== Textfeld einfügen ====
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
186 186  
187 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
176 +(% start="4" %)
177 +1. **Bereich **auswählen
178 +1. **Bezeichnung **eingeben
179 +1. **Kategorie **auswählen
180 +1. **Stiftung **auswählen
181 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
182 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
191 191  
192 192  (% style="list-style-type:circle" %)
193 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
185 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
194 194  
187 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
188 +
195 195  xx
196 196  
197 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
191 +==== Formularvorlagen ====
198 198  
199 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
200 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
201 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
202 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
193 +xx
203 203  
204 -(% style="list-style-type:circle" %)
205 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
195 +==== Seriendruckvorlagen ====
206 206  
207 -(% start="5" %)
208 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
197 +xx
209 209  
199 += Dokumente externer Natur =
210 210  
201 +xx
211 211  
203 +=== Mögliche Dateitypen ===
212 212  
205 +xx
213 213  
207 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
214 214  
215 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
216 216  
217 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
218 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
219 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
220 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
221 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
222 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
223 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
224 224  
225 -(% style="list-style-type:circle" %)
226 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
227 227  
228 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
229 229  
230 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
231 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
232 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
233 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
235 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
236 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
237 237  
238 -(% style="list-style-type:circle" %)
239 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
240 240  
241 241  
242 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
243 243  
244 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
245 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
246 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
247 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
248 248  
249 -(% style="list-style-type:circle" %)
250 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
251 251  
252 -(% start="5" %)
253 -1. Datum auswählen
254 254  
255 -(% style="list-style-type:circle" %)
256 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
257 257  
258 258  
259 -= Dokumentkategorien =
222 +**Frühere Version:**
260 260  
261 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
224 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
262 262  
263 -== Dokumentkategorien anlegen ==
264 264  
265 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
266 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
267 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
268 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
227 +**Dokument hinzufügen**
269 269  
270 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
229 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
230 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
231 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
232 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
233 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
234 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
235 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
236 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
271 271  
272 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
238 +**Dokument löschen**
273 273  
274 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
275 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
276 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
277 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
240 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
241 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
278 278  
243 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
279 279  
245 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
246 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
247 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
280 280  
249 +
250 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
251 +
252 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.9 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt