Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2024/06/14 15:44
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am 2023/08/25 15:30
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 010.9Dokumentvorlagen1 +Dokumente - Inhalt
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... ... @@ -1,65 +1,37 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** DerMenüpunktDokumentvorlagen im Überblick:**3 +**Alles rund um die Dokumente:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 8 += Dokumente intern und extern = 12 12 13 -= Dokumentvorlagen = 10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 14 14 15 - MithilfeeinerDokumentvorlagenkönnen Dokumenteaus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einerAktivität vom Typ Brief oderauch direktan einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage)erstellt werden.15 += Dokumente interner Natur = 16 16 17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 17 17 18 -== Dokumentvorlagenerstellen ==21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument == 19 19 20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 - 22 -(% style="list-style-type:circle" %) 23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 - 26 -(% start="2" %) 27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 - 29 -(% style="list-style-type:circle" %) 30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 - 32 -(% start="3" %) 33 -1. **+** Icon anklicken 34 - 35 -(% style="list-style-type:circle" %) 36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 - 38 -(% start="4" %) 39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 -1. **Bezeichnung **eingeben 41 -1. **Kategorie **auswählen 42 -1. **Stiftung **auswählen 43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 - 46 -(% style="list-style-type:circle" %) 47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 - 49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 - 51 51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 52 52 53 53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 54 54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert .Bei vielen Vorlagelässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagenschneller gefunden werden.56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...) 28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. 57 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 58 58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 59 59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 61 61 62 -== Der Designer für d ieDokumentvorlageim Überblick ==34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick == 63 63 64 64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 65 65 ... ... @@ -87,6 +87,20 @@ 87 87 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 88 88 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 89 89 62 + 63 + 64 + 65 + 66 + 67 + 68 + 69 + 70 + 71 + 72 + 73 + 74 + 75 + 90 90 === Seriendruckfelder im Überblick === 91 91 92 92 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -115,6 +115,22 @@ 115 115 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 116 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 117 117 104 + 105 + 106 + 107 + 108 + 109 + 110 + 111 + 112 + 113 + 114 + 115 + 116 + 117 + 118 + 119 +(% class="wikigeneratedid" %) 118 118 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 119 119 120 120 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen ... ... @@ -131,8 +131,15 @@ 131 131 (% style="list-style-type:circle" %) 132 132 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 133 133 136 +=== Formularfelder im Überblick === 134 134 138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]] 135 135 140 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 141 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 136 136 137 137 138 138 ... ... @@ -143,22 +143,28 @@ 143 143 144 144 145 145 155 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 146 146 157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 158 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 159 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 160 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen 147 147 162 +(% style="list-style-type:circle" %) 163 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt. 148 148 165 +(% start="5" %) 166 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 149 149 168 +(% style="list-style-type:circle" %) 169 +* Das Eingabefenster wird geöffnet. 150 150 151 -=== Formularfelder im Überblick === 171 +(% start="6" %) 172 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 152 152 153 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 174 +(% style="list-style-type:circle" %) 175 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 154 154 155 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 156 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 157 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 158 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 159 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 160 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 161 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 162 162 163 163 164 164 ... ... @@ -166,109 +166,108 @@ 166 166 167 167 168 168 184 +== Dokument im Windows Client intern erstellen == 169 169 186 +xx 170 170 188 +== Dokumentvorlagen == 171 171 172 - 173 173 xx 174 174 192 +=== Dokumentvorlagen erstellen === 175 175 194 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 176 176 196 +(% style="list-style-type:circle" %) 197 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 198 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 177 177 200 +(% start="2" %) 201 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 178 178 203 +(% style="list-style-type:circle" %) 204 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 179 179 206 +(% start="3" %) 207 +1. **+** Symbol anklicken 180 180 209 +(% style="list-style-type:circle" %) 210 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 181 181 212 +(% start="4" %) 213 +1. **Bereich **auswählen 214 +1. **Bezeichnung **eingeben 215 +1. **Kategorie **auswählen 216 +1. **Stiftung **auswählen 217 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 218 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 182 182 183 -==== Textfeld einfügen ==== 220 +(% style="list-style-type:circle" %) 221 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 184 184 185 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 186 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 187 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 188 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 223 +=== Dokumentvorlagen formatieren === 189 189 190 -(% style="list-style-type:circle" %) 191 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 225 +xx 192 192 227 +==== Formularvorlagen ==== 228 + 193 193 xx 194 194 195 -==== Kontrollkästchen einfügen ====231 +==== Seriendruckvorlagen ==== 196 196 197 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 198 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 199 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 200 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 233 +xx 201 201 202 -(% style="list-style-type:circle" %) 203 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 235 += Dokumente externer Natur = 204 204 205 -(% start="5" %) 206 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 237 +xx 207 207 239 +=== Mögliche Dateitypen === 208 208 241 +xx 209 209 243 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 210 210 211 211 212 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 213 213 214 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 215 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 216 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 217 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 218 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 219 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 220 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 221 221 222 -(% style="list-style-type:circle" %) 223 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 224 224 225 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 226 226 227 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 228 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 229 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 230 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 231 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 232 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 233 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 234 234 235 -(% style="list-style-type:circle" %) 236 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 237 237 238 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="131" style="float:right" width="229"]] ==== 239 239 240 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 241 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 242 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 243 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 244 244 245 -(% style="list-style-type:circle" %) 246 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 247 247 248 -(% start="5" %) 249 -1. Datum auswählen 250 250 251 -(% style="list-style-type:circle" %) 252 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 253 253 254 -= Dokumentkategorien = 255 255 256 - Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrereDokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.258 +**Frühere Version:** 257 257 258 - ==Dokumentkategorien anlegen==260 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 259 259 260 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 261 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 262 -3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 263 -4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 264 264 265 - ==Dokumentkategorieinaktiv setzen==263 +**Dokument hinzufügen** 266 266 267 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 265 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 266 +2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 267 +3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 268 +a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 269 +b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 270 +4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 271 +5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 272 +6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 268 268 269 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 270 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 271 -3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 272 -4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 274 +**Dokument löschen** 273 273 276 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 277 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 274 274 279 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 280 + 281 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 282 +2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 283 +3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 284 + 285 + 286 +**Dokumente per E-Mail verschicken** 287 + 288 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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- Datumauswahl_Formularfeld.png
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- Kombinationslisten_Formularfeld.png
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