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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 15:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,65 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 -
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 -
26 -(% start="2" %)
27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 -
32 -(% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 -
38 -(% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 -1. **Bezeichnung **eingeben
41 -1. **Kategorie **auswählen
42 -1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 -
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 -
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 -
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -87,6 +87,19 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
90 90  === Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,21 +115,10 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 134  
135 135  
... ... @@ -140,28 +140,30 @@
140 140  
141 141  
142 142  
117 +=== Formularfelder im Überblick ===
143 143  
119 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
144 144  
121 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
122 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
123 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
124 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
125 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
146 146  
147 147  
148 148  
149 149  
150 -=== Formularfelder im Überblick ===
151 151  
152 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
153 153  
154 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
155 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
156 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
157 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
158 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
159 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
160 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
161 161  
134 +xx
162 162  
136 +==== Kombinationslisten einfügen ====
163 163  
138 +xx
164 164  
140 +xx
165 165  
166 166  
167 167  
... ... @@ -168,102 +168,110 @@
168 168  
169 169  
170 170  
147 +
148 +
149 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
150 +
171 171  xx
172 172  
153 +== Dokumentvorlagen ==
173 173  
155 +xx
174 174  
157 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
175 175  
159 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
176 176  
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
163 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
177 177  
165 +(% start="2" %)
166 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
178 178  
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
179 179  
171 +(% start="3" %)
172 +1. **+** Symbol anklicken
180 180  
181 -==== Textfeld einfügen ====
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
182 182  
183 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
184 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
185 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
186 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
177 +(% start="4" %)
178 +1. **Bereich **auswählen
179 +1. **Bezeichnung **eingeben
180 +1. **Kategorie **auswählen
181 +1. **Stiftung **auswählen
182 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
183 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
187 187  
188 188  (% style="list-style-type:circle" %)
189 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
186 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
190 190  
188 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
189 +
191 191  xx
192 192  
193 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
192 +==== Formularvorlagen ====
194 194  
195 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
196 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
194 +xx
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
196 +==== Seriendruckvorlagen ====
202 202  
203 -(% start="5" %)
204 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
198 +xx
205 205  
200 += Dokumente externer Natur =
206 206  
202 +xx
207 207  
204 +=== Mögliche Dateitypen ===
208 208  
209 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
206 +xx
210 210  
211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
208 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
218 218  
219 -(% style="list-style-type:circle" %)
220 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
221 221  
222 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
223 223  
224 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
231 231  
232 -(% style="list-style-type:circle" %)
233 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
234 234  
235 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
236 236  
237 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
241 241  
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
244 244  
245 -(% start="5" %)
246 -1. Datum auswählen
247 247  
248 -(% style="list-style-type:circle" %)
249 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
250 250  
251 -= Dokumentkategorien =
252 252  
253 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
254 254  
255 -== Dokumentkategorien anlegen ==
256 256  
257 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
258 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
259 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
260 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
261 261  
262 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
223 +**Frühere Version:**
263 263  
264 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
225 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
265 265  
266 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
267 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
268 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
269 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
227 +
228 +**Dokument hinzufügen**
229 +
230 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
231 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
232 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
233 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
234 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
235 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
236 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
237 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
238 +
239 +**Dokument löschen**
240 +
241 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
242 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
243 +
244 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
245 +
246 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
247 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
248 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
249 +
250 +
251 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
252 +
253 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.9 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt