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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 59.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 16:08
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Auf Version 28.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/28 11:21
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,22 +1,30 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Dokumentvorlagen ==
19 19  
23 +Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 +Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
25 +
26 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
27 +
20 20  1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 21  
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -30,36 +30,36 @@
30 30  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 31  
32 32  (% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
41 +1. **+** Symbol anklicken
34 34  
35 35  (% style="list-style-type:circle" %)
36 36  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 37  
38 38  (% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
47 +1. **Bereich **auswählen
40 40  1. **Bezeichnung **eingeben
41 41  1. **Kategorie **auswählen
42 42  1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
51 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
45 45  
46 46  (% style="list-style-type:circle" %)
47 47  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 48  
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
57 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
50 50  
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
63 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
68 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
70 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -87,6 +87,19 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
90 90  === Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,21 +115,10 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
118 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126 126  
127 -(% start="4" %)
128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 134  
135 135  
... ... @@ -140,23 +140,31 @@
140 140  
141 141  
142 142  
153 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
143 143  
155 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
156 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
157 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
144 144  
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
145 145  
162 +(% start="4" %)
163 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
164 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
146 146  
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
147 147  
148 -
149 149  === Formularfelder im Überblick ===
150 150  
151 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
171 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
152 152  
153 153  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
154 154  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
155 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
156 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
157 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
158 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
159 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
175 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
160 160  
161 161  
162 162  
... ... @@ -165,102 +165,80 @@
165 165  
166 166  
167 167  
186 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
168 168  
169 -xx
188 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
189 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
170 170  
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
171 171  
196 +(% start="5" %)
197 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
172 172  
199 +(% style="list-style-type:circle" %)
200 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
173 173  
202 +(% start="6" %)
203 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
174 174  
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
206 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
175 175  
176 176  
209 += Dokumente externer Natur =
177 177  
211 +xx
178 178  
179 -==== Textfeld einfügen ====
213 +=== Mögliche Dateitypen ===
180 180  
181 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
182 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
183 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
184 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
215 +xx
185 185  
186 -(% style="list-style-type:circle" %)
187 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
217 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
188 188  
189 -xx
190 190  
191 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
192 192  
193 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
194 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
195 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
196 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
197 197  
198 -(% style="list-style-type:circle" %)
199 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
200 200  
201 -(% start="5" %)
202 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
203 203  
204 204  
205 205  
206 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
207 207  
208 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
209 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
210 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
211 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
212 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
213 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
214 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
215 215  
216 -(% style="list-style-type:circle" %)
217 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
218 218  
219 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
220 220  
221 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
222 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
226 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
228 228  
229 -(% style="list-style-type:circle" %)
230 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
231 231  
232 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
232 +**Frühere Version:**
233 233  
234 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
235 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
236 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
237 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
234 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
238 238  
239 -(% style="list-style-type:circle" %)
240 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
241 241  
242 -(% start="5" %)
243 -1. Datum auswählen
237 +**Dokument hinzufügen**
244 244  
245 -(% style="list-style-type:circle" %)
246 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
239 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
240 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
241 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
242 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
243 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
244 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
245 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
246 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
247 247  
248 -= Dokumentkategorien =
248 +**Dokument löschen**
249 249  
250 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
250 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
251 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
251 251  
252 -== Dokumentkategorien anlegen ==
253 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
253 253  
254 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
255 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
256 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
257 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
255 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
256 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
257 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
258 258  
259 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
260 260  
261 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
260 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
262 262  
263 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
264 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
265 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
266 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
262 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt