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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/22 16:51
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:30
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,59 +5,82 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Bestandteile der Dokumente =
8 += Dokumentvorlagen =
9 9  
10 -xx
10 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
11 11  
12 -= Dokument-Kategorien =
13 13  
14 -xx
13 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
15 15  
16 -== Dokumente verwalten ==
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
17 17  
18 -xx
17 +(% style="list-style-type:circle" %)
18 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
19 19  
20 -=== Dokument hinzufügen ===
21 +(% start="2" %)
22 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
21 21  
22 -xx
24 +(% style="list-style-type:circle" %)
25 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
23 23  
24 -=== Dokument bearbeiten ===
27 +(% start="3" %)
28 +1. **+** Symbol anklicken
25 25  
26 -xx
30 +(% style="list-style-type:circle" %)
31 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
27 27  
28 -=== Dokument löschen ===
33 +(% start="4" %)
34 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 +1. **Bezeichnung **eingeben
36 +1. **Kategorie **auswählen
37 +1. **Stiftung **auswählen
38 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
29 29  
30 -xx
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
31 31  
32 -=== Dokument versenden ===
44 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
33 33  
34 -xx
46 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
35 35  
36 -== Bestandteile von Vorlagen ==
48 +(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
37 37  
38 -xx
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
39 39  
40 -= Der Vorlagen Designer =
59 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
41 41  
42 -== Vorlagen erstellen ==
43 43  
44 -xx
45 45  
46 -== Gestaltungsfunktionen ==
47 47  
48 -xx
49 49  
50 -= E-Mail-Anbindung =
51 51  
52 -xx
53 53  
54 -= DSGVO Auskunft =
55 55  
56 -xx
57 57  
58 58  
59 59  
60 60  
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 62  
63 63  
... ... @@ -65,6 +65,115 @@
65 65  
66 66  
67 67  
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
96 +
97 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
111 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122 +
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125 +
126 +
127 +
128 +
129 +
130 +
131 +
132 +
133 +
134 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
135 +
136 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
137 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
138 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
139 +
140 +(% style="list-style-type:circle" %)
141 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
142 +
143 +(% start="4" %)
144 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
145 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
146 +
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
149 +
150 +=== Formularfelder im Überblick ===
151 +
152 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
153 +
154 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
155 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
156 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
157 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
158 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 +
160 +
161 +
162 +
163 +
164 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
165 +
166 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
167 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
168 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
169 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
170 +
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
173 +
174 +(% start="5" %)
175 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
176 +
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
179 +
180 +(% start="6" %)
181 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
185 +
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
191 +
192 +
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194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
68 68  **Frühere Version:**
69 69  
70 70  Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
Allgemein_Einstellungen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Designer_Seriendruck.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Designer_Start.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Dokumentvorlagen_eingeben.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Formularfelder_einfuegen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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