Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/08/25 14:49
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 010.9Dokumentvorlagen1 +Dokumente - Inhalt
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... ... @@ -1,65 +1,37 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** DerMenüpunktDokumentvorlagen im Überblick:**3 +**Alles rund um die Dokumente:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 8 += Dokumente intern und extern = 12 12 13 -= Dokumentvorlagen = 10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 14 14 15 - MithilfeeinerDokumentvorlagenkönnen Dokumenteaus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einerAktivität vom Typ Brief oderauch direktan einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage)erstellt werden.15 += Dokumente interner Natur = 16 16 17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 17 17 18 -== Dokumentvorlagenerstellen ==21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument == 19 19 20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 - 22 -(% style="list-style-type:circle" %) 23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 - 26 -(% start="2" %) 27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 - 29 -(% style="list-style-type:circle" %) 30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 - 32 -(% start="3" %) 33 -1. **+** Icon anklicken 34 - 35 -(% style="list-style-type:circle" %) 36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 - 38 -(% start="4" %) 39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 -1. **Bezeichnung **eingeben 41 -1. **Kategorie **auswählen 42 -1. **Stiftung **auswählen 43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 - 46 -(% style="list-style-type:circle" %) 47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 - 49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 - 51 51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 52 52 53 53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 54 54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert .Bei vielen Vorlagelässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagenschneller gefunden werden.56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...) 28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. 57 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 58 58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 59 59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 61 61 62 -== Der Designer für d ieDokumentvorlageim Überblick ==34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick == 63 63 64 64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 65 65 ... ... @@ -87,6 +87,20 @@ 87 87 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 88 88 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 89 89 62 + 63 + 64 + 65 + 66 + 67 + 68 + 69 + 70 + 71 + 72 + 73 + 74 + 75 + 90 90 === Seriendruckfelder im Überblick === 91 91 92 92 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] ... ... @@ -115,21 +115,10 @@ 115 115 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 116 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 117 117 118 -==== Seriendruckfeld einfügen ==== 119 119 120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 123 123 124 -(% style="list-style-type:circle" %) 125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 126 126 127 -(% start="4" %) 128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 130 130 131 -(% style="list-style-type:circle" %) 132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 133 133 134 134 135 135 ... ... @@ -141,21 +141,15 @@ 141 141 142 142 143 143 144 - 145 - 146 - 147 - 148 148 === Formularfelder im Überblick === 149 149 150 -[[image: Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png"height="408" style="float:left" width="698"]]121 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]] 151 151 152 152 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 153 153 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 154 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 155 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 156 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 157 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 158 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 125 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. 126 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 127 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 159 159 160 160 161 161 ... ... @@ -164,10 +164,14 @@ 164 164 165 165 166 166 136 + 167 167 xx 168 168 139 +==== Kombinationslisten einfügen ==== 169 169 141 +xx 170 170 143 +xx 171 171 172 172 173 173 ... ... @@ -174,84 +174,70 @@ 174 174 175 175 176 176 177 -==== Textfeld einfügen ==== 178 178 179 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 180 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 181 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 182 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 183 183 184 -(% style="list-style-type:circle" %) 185 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 152 +== Dokument im Windows Client intern erstellen == 186 186 187 187 xx 188 188 189 -== ==Kontrollkästchen einfügen ====156 +== Dokumentvorlagen == 190 190 191 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 192 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 193 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 194 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 158 +xx 195 195 160 +=== Dokumentvorlagen erstellen === 161 + 162 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 163 + 196 196 (% style="list-style-type:circle" %) 197 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 165 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 166 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 198 198 199 -(% start=" 5" %)200 -1. Rechtsoben kann bei Bedarf nunauchdie **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symboleändern168 +(% start="2" %) 169 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 201 201 171 +(% style="list-style-type:circle" %) 172 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 202 202 203 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 174 +(% start="3" %) 175 +1. **+** Symbol anklicken 204 204 205 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 206 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 207 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 208 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 209 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 210 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 211 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 177 +(% style="list-style-type:circle" %) 178 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 212 212 180 +(% start="4" %) 181 +1. **Bereich **auswählen 182 +1. **Bezeichnung **eingeben 183 +1. **Kategorie **auswählen 184 +1. **Stiftung **auswählen 185 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 186 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 187 + 213 213 (% style="list-style-type:circle" %) 214 -* InDokument wirdnunein Dropdownmenü angezeigt. BeimAufklappen werdenalle festgelegten Auswahlmöglichkeitenangezeigt.189 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 215 215 216 -=== =Auswahllistenformularfeld einfügen====191 +=== Dokumentvorlagen formatieren === 217 217 218 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 219 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 220 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 221 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 222 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 223 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 224 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 193 +xx 225 225 226 -(% style="list-style-type:circle" %) 227 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 195 +==== Formularvorlagen ==== 228 228 229 - ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====197 +xx 230 230 231 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 232 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 233 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 234 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 199 +==== Seriendruckvorlagen ==== 235 235 236 -(% style="list-style-type:circle" %) 237 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 201 +xx 238 238 239 -(% start="5" %) 240 -1. Datum auswählen 203 += Dokumente externer Natur = 241 241 242 -(% style="list-style-type:circle" %) 243 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 205 +xx 244 244 245 -(% class="wikigeneratedid" %) 246 -== Löschen einer Dokumentvorlage == 207 +=== Mögliche Dateitypen === 247 247 248 - Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]209 +xx 249 249 250 - Wenndas Systemfeststellt,dassebendieseDokumentvorlageineinerAktivitätsvorlage verwendetwird,kann man dieDokumentvorlagenichtlöschen.211 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 251 251 252 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 253 253 254 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 255 255 256 256 257 257 ... ... @@ -260,24 +260,38 @@ 260 260 261 261 262 262 263 -xx 264 264 265 -= Dokumentkategorien = 266 266 267 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 268 268 269 -== Dokumentkategorien anlegen == 270 270 271 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 272 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 273 -3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 274 -4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 226 +**Frühere Version:** 275 275 276 - ==Dokumentkategorie inaktivsetzen==228 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 277 277 278 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 279 279 280 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 281 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 282 -3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 283 -4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 231 +**Dokument hinzufügen** 232 + 233 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 234 +2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 235 +3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 236 +a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 237 +b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 238 +4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 239 +5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 240 +6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 241 + 242 +**Dokument löschen** 243 + 244 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 245 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 246 + 247 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 248 + 249 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 250 +2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 251 +3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 252 + 253 + 254 +**Dokumente per E-Mail verschicken** 255 + 256 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -34.6 KB - Inhalt
- Datumauswahl_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -50.5 KB - Inhalt
- Dokumentvorlage_loeschen.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -186.1 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -21.9 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -21.2 KB - Inhalt
- Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
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- Text_Editior_Menuepunkte.png
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- Author
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